Preface

Sherpas are the indigenous people who have ancient root in the Himalayan region of Nepal. As time passed many Sherpas have migrated around the world for various reasons. To preserve and protect the Sherpa ethnic language, culture and tradition and to organise various religious and cultural events a group of Sherpa individual who gathered in Reading, United Kingdom in 2003 collectively decided to establish an Organisation for the purpose. ‘UK Sherpa Kidug’ was born. In January 2012 the Annual General Meeting unanimously decided to change the name of the organisation to Sherpa Association UK.

1. Name and adoption

Name: The name of this organisation is Sherpa Association UK (SAUK hereafter in this constitution).

Adoption: This constitution is adopted on 8th November, 2020

Address: The address of the Association

Logo: The logo of the Association is as per Appendix 8

2. Aims

To preserve, protect and promote Sherpa language, literature, culture and traditional indigenous events of this community. Disseminate and educate such knowledge and activities to younger generation.

To maintain communal relationship with similar organisations in the UK and abroad including those of Nepali origin.

To conduct educational workshop and seminars on Sherpa heritage, culture and literature.

To support its members in the UK in times of personal hardship.

To organise help and support, especially for indigenous people of Nepal, in events of natural

disaster(s).

To participate in the programs and activities of other similar organisations in UK as deemed

appropriate by the executive committee.

3. Membership

Sherpa Association UK has following types of membership

3.1. Ordinary Member: Ordinary membership is obtained by paying annual membership fee. Record of ordinary members shall be kept by SAUK.

3.1.1. Individual

3.1.2. Family (Spouse/partners and children under 18)

3.2. Life member: Individual or Family can obtain life membership by paying respective fee to the

SAUK. Record of life member shall be kept by SAUK.

3.3. Patron: SAUK Executive Committee can nominate Patron(s) for the association who has keen interest in the aim and objectives of the organisation and are respected and qualified individual(s) in the community. Patron shall be life members of SAUK.

3.4. Trustee(s): SAUK Executive Committee can nominate Trustee(s) who make significant

contribution, has capability and motivation to maintain and protect the organisation and aim to give it continuity in future to achieve its aims and objectives.

3.5. Honorary member(s): SAUK Executive Committee can award honorary membership to

prominent and respected individual who contribute to SAUK towards achieving their aims and objectives.

3.6. Advisor(s): SAUK Executive Committee can appoint Advisors who can offer assistance in various matters in running of the organisations activities.

4. Eligibility for membership

Individual must meet following condition for SAUK membership:

4.1 Individual with Sherpa ancestry

4.2 Spouse(s) of Sherpa individual

4.3 Resident in UK.

4.4 Eighteen years or above.

5. Rights and responsibilities and termination of membership

5.1 Each members’ right and responsibilities are personal and not transferable

5.2 All members must abide by the constitution of SAUK, members code of conduct and decisions and bylaws approved by the General Assembly in order to maintain the reputation of the association and to help it achieve its goals.

5.3: Ordinary members:

5.3.1. Right to participate in SAUK General Assembly, cast vote and apply for candidacy in executive post.

5.3.2. Right to participate in SAUK Regional Meetings, cast vote and apply for candidacy in executive post.

5.4 Life members and Patrons have the right to participate in Regional Meeting where they reside and General Assembly. They have the right to cast vote and apply for candidacy of any executive posts. Patron(s) shall automatically be member of the Patron Council of the Association as described in this constitution. They have the right to obtain details of all activities of SAUK.

5.5 Members can surrender their membership by notifying the Chairman of SAUK.

5.6 Any member who breaches the rights and responsibilities and members’ code of conduct may have their membership revoked by the Executive Committee.

5.7 Membership shall automatically end on death of a member.

6. Task of General Meeting and Assembly

Annual General Meeting (AGM) shall take place within 6 weeks of the Annual SAUK Losar program.

6.1 AGM shall scrutinise and suggest to Executive Committee on activities of SAUK.

6.2 General Assembly shall be held every 3rd year and elect a new Executive Members.

6.3 AGM shall take necessary decisions to achieve aim of SAUK.

6.4 AGM shall plan annual events and programs of SAUK.

6.5 AGM shall scrutinise and ratify the financial report of Treasurer.

6.6 General Assembly shall approve any necessary amendment to the SAUK constitution.

7. Annual General Meeting and General Assembly – the process:

7.1 Executive Committee shall call and conduct the AGM. General Secretary shall send out the agenda to all participants 14 days prior to the meeting.

7.2 AGM shall have three sessions: Open Session, Closed Session and Declaration Session.

7.3 Executive Committee Chairman shall chair the Open Session. All members and guests can participate the Open Session.

Every third year General Assembly shall elect new Executive Members.

7.4 Executive Chair shall nominate an Executive Body with 1 Chairman and 2-4 other members to conduct the Closed Session.

7.5 Closed Session shall be conducted by the Executive Body of the 1 chair and 2-4 members

(Clause7.4).

7.6 Only members of AGM and observers can participate in the Closed Session.

7.7 Closed Session shall scrutinise the progress reports, financial report and discuss and decide on any other matters arising.

7.8 Executive Body shall then dissolve the Executive Committee and instruction Election Committee for Election Process.

7.9 Election Committee shall carry out necessary process to elect New Executive Members.

7.10 Election of New Executive Committee concludes the Closed Session of AGM.

7.11 Election Committee shall declare the new Executive Committee.

7.12 New Executive Members shall then take Oath of Office.

7. 13 Power of the Executive Board appointed for Closed Session transfer to the new Executive Committee upon taking the oath of office.

7.14 In the event of failure to form a new Executive Committee the Executive power shall remain with Patron Council of SAUK until a new Executive Committee is formed.

8. Participants of Annual General Meeting

8.1 Central Executive Committee Members

8.2 Members of Departments and Sub-committees of SAUK.

8.3 SAUK regional Executive members and other members

8.4 Life members, Patron and ordinary members.

8.5 Honorary members, Advisors. Those members shall not have voting right.

8.6 Observers, guests and reporters permitted by Central Executive Committee. These participants have no voting right.

9. Exceptional Meeting: Following situations calls for exceptional Meeting

9.1 If two thirds of Central Executive members or more than half of ordinary members demand for exceptional meeting in writing, expressing the reason to the SAUK Chairman, he/she shall call an exceptional meeting.

9.2 If 51% of the Executive Committee members resign by giving notice to the Chairman, the senior member of SAUK Patron Council shall call for exceptional meeting.

9.4 Exceptional meeting must take place within 3 calendar months from the time of request. Central

Executive Chairman shall chair the meeting.

9.5 In absence of the Central Executive Chairman, one of the Vice chairmen shall chair the meeting.

9.6 All representative indicated in clause 8 have the right to participate in the exceptional meeting.

Exceptional meeting shall conclude in the capacity of AGM.

10. Right and responsibilities of Central Executive Committee

10.1 Chairman:

10.1.1 To work as head of the executive committee of SAUK.

10.1.2 To represent SAUK.

10.1.3 Implement or delegate for the decisions made in the AGM.

10.1.4 Chair the regular Executive Meeting and AGM.

10.1.5 To appoint various Departments and Sub-committee to help with SAUK activities.

10.1.6 To cast the deciding vote in event of tie in voting matters.

10.1.7 To allocate responsibilities to other Executive members.

10.1 8 Scrutinize, monitor and obtain information on activities of various Departments, Sub-

committees, and SAUK Regional Committees.

10.1.9 Carry out work allocated by the Executive Committee.

10.1.10 Carry out any other work deemed appropriate by the constitution and bylaws.

10.1.11 Instruct General Secretary when appropriate to call for meetings.

10.2 First Vice Chairman:

10.2.1 Help Chairman in carrying out his work as head of the organisation.

10.2.2 To liaise with and maintain cordial relationship other organisations in UK with similar goal and aims.

10.2.3 Extend network and partnership with other international Sherpa Community and

organisations.

10.2.4 Seek advice and comments and maintain regular contact with members of SAUK.

10.2.5 Coordinate hospitality of the guest in SAUKs programs.

10.2.6 In absence of Chairman carryout works appointed by the Executive Committee.

10.2.7 Carry out any other work allocated.

10.3 Vice Chairman:

10.3.1 Help Chairman in carrying out his work as head of the organisation.

10.3.2 Extend network and partnership with other international Sherpa Community and

organisations.

10.3.3 Seek advice and comments and maintain regular contact with members of SAUK.

10.3.4 Coordinate hospitality of the guest in SAUKs programs.

10.3.5 Notify Regional Committee and members about all the activities and programs of SAUK in good time.

10.3.6 Coordinate with Regional Committee during programs and events.

10.3.7 Invite, coordinate and manage commercial sponsors in any program or functions.

10.3 8 In absence of Chairman, carryout works appointed by the Executive Committee.

10.3.9 Carry out any other work allocated.

10.4 General Secretary:

10.4.1 Coordinate and manage program and activities of Executive Committee.

10.4.2 Conduct AGM and keep minutes of the meetings.

10.4.3 Maintain record of activities of the Executive Committee and keep regular contact and correspondence with Regional Committees to collect information and reports about their activities and programs.

10.4.4 Prepare and present annual report of SAUK activities in AGM.

10.4.5 Call meetings when instructed by Chairman and prepare the agenda for the AGM.

10.4.6 Disseminate agenda of meeting and proposals for discussion to the regional Committees and members 4 weeks prior to the date of meeting.

10.4.7 Seek suggestion and opinions of general public in media, social network and from members on matters of relevant to SAUK.

10.4.8 Nominate relevant appropriate individual(s) for Committees consideration to award prizes, commendations and gifts.

10.4.9 Carry out tasks allocated by executive committee.

10.4.10 Take care of any other business of SAUK.

10.5 Secretary:

10.5.1 Assist General Secretary when necessary.

10.5.2 Carry out work as instructed in absence of General Secretary.

10.5.3 Maintain record of members and membership details.

10.5.4 Keep record of registration of membership and fees collected by Regional Committees and provide receipts.

10.5.5 Keep log book of programs, activities and functions of SAUK.

10.5.6 Keep all records of members safe and secure.

10.5.7 Keep all important documents of SAUK in appropriate file and folders.

10.5.8 Carry out any other tasks allocated.

10.6 Treasurer:

10.6.1 Acquire and take responsibility of the funds of SAUK.

10.6.2 Record and secure funds raised from membership fees, donations and other funds

appropriately. Provide the details of such funds to central executive committee periodically and when required.

10.6.3 Propose idea and suggestions on how to raise SAUK fund.

10.6.4 Prepare proposal regarding costing and sourcing of funds for specific programs and functions approved by AGM.

10.6.5 Prepare an estimate budget on any program and activity approved by Central executive committee.

10.6.6 In order to maintain uniformity and consistency of accounts, liaise and assist Regional Committee.

10.6.7 Carry out internal financial audit yearly by a team consisting of 1 central executive member, 1 Advisor and 1 external body.

10.6.8 Present annual financial report to AGM

10.6.9 Update and maintain record of old and new membership database every 6 months.

10.6.10 Carry out any task in accordance with constitution and bylaws.

10.6.11 Take care of any other tasks.

10.7 Joint Treasurer:

10.7.1 Assist in all tasks of the Treasurer.

10.7.2 Carry out task delegated by Treasurer in his/her absence.

10.7.3 Maintain and update assets of SAUK.

10.7.4 Keep records of all receipts and bills and submit updated records to Treasurer.

10.7.5 Receive and record all requests for financial aid from individual to SAUK and present details to Executive Meetings.

10.7.6 Correspond with applicants to inform decisions of the Executive Committee.

10.7.7 Take initiative to raise funds for the applicant if approved by the Executive Committee.

10.7.8 Carry out any other tasks allocated by Executive Committee.

10.7.10 Take care of any other tasks if required.

10.8 Cultural Secretary:

10.8.1 Conduct teaching and training of Sherpa song, dance and Sherpa traditional cultural activities and organise program for annual Losar Party.

10.8.2 Research and study about any indigenous Sherpa culture, norms and rituals and if appropriate recommend the executive committee on organising such activities in the UK as well.

10.8.3 When appropriate participate and arrange presentation of Sherpa Cultural shows in other  Social organisations’ events.

10.8.4 Carry out any tasks allocated by Executive Committee.

10.8.5 Take care of any other task if required.

10.9 Assistant Cultural Secretary:

10.9.1 To assist Cultural Secretary when needed.

10.10 Media Secretary

10.10.1 With advice of General Secretary collect and document activities of SAUK for the purpose of publication in news and media. To correspond and liaise with national or international press for the purpose.

10.10.2 Make sure materials and news for publication sent out to public is approved by Chairman or one Vice Chairman.

10.10 Central Executive Members:

10.10.1 Actively take part in carrying out necessary tasks allocated by the Executive Committee.

10.10.2 Act in accordance with the decisions of Executive Committee.

10.10.3 Suggest any activities or program or projects that are feasible to accomplish in UK.

10.10.4 Disseminate Executive Committee decisions and plans to own local areas.

10.10.5 Participate in Executive Committee meetings.

10.10.6 Carry out any other tasks if needed.

11. Rights and Responsibilities Central Executive Committee

11.1 Central Committee shall establish Regional Committee as needed in accordance with the constitution of SAUK.

11.2 Central Committee can dissolve Regional Committee which breach the constitution, decisions and bylaws of SAUK.

11.3 Central Committee can revoke membership of any individual who acts against the spirit of SAUK and breach its constitution and members’ code of conduct.

11.4 Central Committee can organise various cultural programs, conferences, seminars and training sessions in order to achieve the goals of SAUK.

11.5 If necessary it can set a fee for participants to such activities.

11.6 Central Committee can arrange program in area where maximum number of members could be expected to participate.

11.7 Central Committee can procure or sell assets or services for the purpose of its activities.

11.8 Central Committee can sanction and enact rules and bylaws.

11.9 Central Committee can form groups, departments, task force, teams, representative group to

carry out various tasks and allocate them with rights and responsibilities for the purpose.

11.10 Central Committee can appoint a Co-ordinator for certain activity and allocate rights and responsibility for the purpose.

11.11 Central Committee can appoint paid or unpaid volunteer/staff if needed in some situation and delegate responsibility and rights for the task.

11.12 Where there is no Regional Committee Central Committee and appoint individual(s) in the locality as regional representative to aid activities of SAUK. The regional representative can establish a Regional Committee when it is achievable in accordance with Constitutions Clause 13.

11.13 In order to promote and encourage participation of younger generation in achieving the goal of the organisation Central Committee can establish Sherpa Youth Organisation for children under 18 years. They shall be under the guidance and supervision of SAUK.

11.14 To represent SAUK in various national and international sister organisations in their events and activities, Central Committee can appoint one or more team of representative which shall include any SAUKs Central Executive Members, Regional Chairman, Patrons, Advisors or Regional representatives.

11.15 Central Committee can appoint respected and well known personalities with certain expertise and acumen who are keen to assist the organisation as Advisors.

11.16 Central Committee can establish various Award, Prizes and Commendations and present them to deserving individuals. The committee can also invite any other individual to contribute towards setting up such recognitions and awards.

11.17 Central Committee shall organise regular Executive Committee Meetings.

11.18 Central Committee shall have term of 3 years.

12. SAUK Regional Committee

General assembly of 2008 decided that Regional Committee are to be established in area where any UK administrative region has more than 50 adult.

12.1 Regional Committees shall have their Annual Meeting 1 calendar month prior to the date of Annual General Meeting of SAUK. The date can be extended up to 6 month with consent of Central Committee. Central committee shall have final decision if Regional Committee fails to conduct their

Annual Meeting.

12.2. Regional Committee must have Sherpa Association UK in front of the name of the Regional Committee.

12.3 Once established the names of the Regional Committee shall be added to the list in Annex 8 of this constitution.

13. Participants of Regional Committee Annual Meetings

13.1 All members residing respective regions.

13.2 Advisors of Regional Committee.

13.3 Honorary members of SAUK.

13.4 Observers and reporters permitted by Regional Committee.

14. Undertakings of Regional Committees

14.1 Prepare programs and policies for the respective region/area.

14.2 Evaluate the activities of Regional Committee.

14.3 To scrutinise and approve financial report of the Regional Committee.

14.4 Carry out election process to elect Regional Committee Members

15. Regional Committee Annual Meeting process

15.1 Regional Committee meeting shall be organised by Regional Committee annually.

15.2 Regional Meeting is conducted in three sessions. Open, closed and Declaration.

15.3 Regional Chair shall chair the Open session and conducted by Regional Secretary. This session is open to guests, and general public.

(Every third year in the Regional Meeting new Regional committee shall be elected)

15.4 With closure of the Open session Chairman shall appoint Executive Body with one

representative appointed by Central Committee and 2 other members and instruct to conduct the closed session.

15.5 The Executive Body shall chair and conduct the closed session.

15.6 Only members and observers can take part in the closed session.

15.7 Progress report and financial report of the Regional Committee shall be discussed, scrutinized and approved in the closed session.

15.8 Executive body shall dissolve the Regional Committee and instruct the Election Committee to conduct election process.

15.9 Closed session shall the elect new Regional Committee Members.

15.10 This concludes the Closed Session and Announcement Session shall commence.

15.11 All members and public can participate the Announcement session. The Election committee shall Session and declare the new Regional Committee members.

15.12 Newly elected Regional Committee members shall take the oath of office.

15.13 The tenure of the new Regional committee shall commence once the Oath of office is taken.

15.14 In the event of failure to conduct election of Regional Committee final decision shall lie upon the Central Executive Committee.

16. Regional Committee Formation

16.1 Regional Committee consists of minimum of 5 person. It shall be made of 1 Chairperson, 1 Vice Chairman, 1 Secretary, 1 Treasurer and 1 Member.

16.2 If needed Regional Assembly can increase the number by further 4 Committee members.

16.3 If deemed necessary Central Executive Committee can appoint further members.

17. Rights and Responsibilities of Regional Committee Officials and Members

17.1 Chairman:

17.1.1 Execute task in capacity of Head of Regional Committee and Central Executive Member.

17.1 2 Represent SAUK Regional Committee

17.1.3 Participate in regular meeting of the Regional Committee.

17.1.4 To implement decisions approved by the Regional Annual General Meeting.

17.1.5 Chair the Open Session of Regional AGM.

17.1.6 Instruct Secretary to call a meeting

17.1.7 Cast deciding vote in matters which results in a tie.

17.1.8 Put forward essential matters and queries of Regional Committee to the Central Committee Meetings.

17.1.9 Periodically liaise, instruct and supervise the group, Departments or task force which are formed as and when necessary.

17.1.10 Inform periodically about activities in his area and seek advice and guidance from Central Executive Chairman.

17.1.11 Carry out tasks allocated by the Regional Committee.

17.1.12 Execute any other tasks in accordance with the constitution and bylaws.

17.2 Vice Chairman:

17.2.1 Assist Chairman in accomplishing the leadership for Regional Committee when needed.

17.2.2 To carry out tasks as instructed by Regional Committee or Chairman in his absence.

17.2 3 Keep cordial relationship with other social organisation in their respective region.

17.2 4 Keep regular contact with respective regional members and find out their viewpoints and comments.

17.2.5 Coordinate hospitality of invited guests in the regional programs.

17.2.6 Carry out any other task as necessary.

17.3 Secretary:

17.3.1 Coordinate all activities of the Regional Committee.

17.3.2 Organise Regional AGM and Committee meetings and keep minute of the meeting.

17.3.3 Keep record of activities and program of Regional Committee.

17.3.4 Present the annual progress report of Regional Committee on Regional AGM.

17.3.5 Call Regional Committee meeting when instructed by the Chairman and prepare agenda of the meeting.

17.3.6 Keep detailed database of regional members and update with Central Committee database every 6 months.

17.3.7 Carry out tasks allocated by Regional Committee.

17.3.8 Take care of any other tasks if necessary.

17.4 Treasurer:

17.4.1 Acquire and take responsibility of the fund of Regional Committee.

17.4.2 Collect application and membership fee of new members and send them to Central

Committee Treasurer.

17.4.3 Collect and deposit funds acquired from various source by the Regional Committee as per regulations. Provide regular update of the funds to Regional Committee.

17.4.4 Propose various fund raising ideas and projects to the Committee.

17.4.5 Work out estimated budget for any program and projects approved and planned by the Regional Committee or Regional General Meeting.

17.4.6 To liaise with Central Committee Treasurer in order to maintain the account consistency and exchange ideas and suggestions.

17.4.7 Prepare and present financial report of the Regional Committee to the Annual General Meeting.

17.4.8 Carry out tasks in accordance with Constitution and Financial Regulation.

17.4.9 Take care of any other tasks if necessary.

17.5 Regional Committee Members:

17.5.1 Actively participate and assist in various programs and project organised by the Regional Committee.

17.5.2 Carry out tasks approved by Regional Committee.

17.5.3 Suggest and propose feasible programs and projects via the secretary in respective region for further discussion.

17.5.4 Propose to Central Committee on matters appropriate for Central Committee Meetings.

17.5.5 Propose and comment on matters appropriate for Regional Committee discussion through the Regional Chairman.

17.5.6 Participate in Regional Committee Meeting.

17.5.7 Carry out any other tasks as necessary.

17.5.8 Additional members (clause 17.2) responsibilities shall be decided by the Regional

Committee.

18. Rights and responsibilities of SAUK, Regional Committee

18.1 Regional Committee shall be autonomous in respective region of UK. It can organise

appropriate activities in their respective area. It can also implement regulations for their respective area while remaining within the SAUK Constitution.

18.2 Regional Committee can organise activities and programs to benefit the members in their area.

18.3 Regional Committee can establish its own fund which can be operated independently. It can enforce local regulation to help control the fund.

18.4 The Regional Committee is solely accountable for the fund established and no one out of the area can ask any questions about it. However, Committee can decide to make report of the fund public or make it available to the Central Committee.

18.5 Regional Committee shall assist in signing up new members including life members, Patron. It shall collect membership fees and pass the detail of members and the fees to Central Committee.

18.6 Regional Committee shall abide by the SAUK Constitution and regulations and bylaws ratified by the Central Committee and follow its directives.

18.7 Regional Committee shall assist and implement programs proposed by Central Committee in order to maintain and promote the spirit of the Sherpa community.

18.8 Regional Committee shall organised Regional AGM every year. All local members and patrons should be encouraged to participate in the meeting.

18.9 Regional Committee shall hold regular Regional Committee meetings

18.10 Regional Committee shall have 3 years term.

19. Termination of Executive Post

Official post held by a member shall cease in following condition.

19.1 If member of Central Executive Committee or Chairman of Regional Committee resigns by handing in a notice to Central Committee Chairman and is accepted.

19.2 If a Regional Committee Member resigns by handing in a notice to Regional Committee

Chairman and is accepted.

19.3 If a Central Committee Chairman resigns by handing in notice through the Vice Chairman to Central Committee and is accepted.

19.4 If an executive member fails to attend 3 successive meetings without any valid reason despite evidence of formal notice of the meetings.

19.5 If an executive member is deceased.

19.6 If an executive member loses capacity to discharge his/her duty due to physical or mental illness.

19.7 If an executive member is under disciplinary proceeding by Central Committee due to his actions resulting in defamation of Organisation.

19.8 If an executive member migrates out of UK.

19.9 If a Regional Executive member moves from a one region to another then post held in previous Regional Committee shall automatically cease.

20. Central Committee Vacancy shall be filled as follows

20.1 If the post of Chairman becomes vacant Central Committee shall approve that one of the Vice Chairmen shall take over the role of Chairman for the remaining duration of term.

20.2 If a Vice Chairman’s post becomes vacant then the other vice chairman shall take on the responsibility of both Vice Chairman for the remaining duration of term.

20.3 If General Secretary’s post becomes vacant, Assistant Secretary shall take on responsibility of both Secretaries for the remaining duration of term.

20.4 If Treasure’s post becomes vacant, Assistant Treasurer shall take over the responsibility for the remaining duration of term.

20.5 If a nominated members post becomes vacant in Central or Regional Committee decision on how to fill the post shall lie with the respective Committee.

21. Vacant Regional Committee Executive post shall be filled as follows

21.1 If the post of Regional Committee Chairman becomes vacant Regional Vice chairman shall take on responsibility for the remaining duration of term.

21.2 If post of Regional Vice Chairman, Secretary or Treasurer becomes vacant the Regional

Committee shall appoint respective posts by remaining any Regional Executive members for the duration of term.

21.3 If Executive member, Departmental or a Task Force member becomes vacant those posts shall be appointed by regional members for the duration of term.

21.4 SAUK Central Committee shall make final decision if more than 51% of Regional Committee members hand in group resignation from their posts to Central Committee.

22. Funds

SAUK shall have fund under following titles. Central Committee can create new funds as needed.

Regional Committee can establish funds in their area for relevant purpose and shall be operated as per the financial regulation.

22.1 Regular Fund: For day to day functioning and miscellaneous expenses SAUK shall have a regular fund and this shall be raised from following sources:

a. Fees collected from membership

b. Donations and contribution from any member

c. Sale of organisations asset.

d. Funds and donation by individual or any international or national organisations.

e. Funds generated from various social and cultural programs organised by SAUK.

22.1.1 Regular fund shall be deposited in a bank account under the name of SAUK.

22.1.2 The account shall be operated jointly with signatures of Treasurer and 2 other Executive members appointed by the Executive Committee.

22.1.3 The account shall be audited as per clause 11.6.7

Election Committee and Patron Council

23. Election Committee

23.1 Central Executive Committee shall form an Election Committee for the purpose Election when needed. It shall consist of 3 members including 1 coordinator, 1 member secretary and 1 member.

23.2 For the election of Regional Committee Central Committee shall appoint a coordinator, 1 member secretary and 1 member.

23.3 Election Committee shall be formed 28 days prior to the election.

23.4 Election Committee shall dissolve once the election is concluded.

24. Patron Council

Individuals who is designated Patron as per clause 4.3 with will to preserve and protect the

organisation shall be member of the Patron Council. Patron Council shall have following capacity.

24.1 If 51% more of the Executive Member hand in group resignation the Patron Council can call an Exceptional Meeting.

24.2 If Executive Committee remain inactive for 2 years successively Patron Council shall organise a meeting with all Regional Committees and dissolve the Central Committee. It shall then call for an Exceptional Meeting.

24.3 In case of failure of forming a new Executive Committee in AGM the Patron Council shall take on the Executive role of SAUK.

24.4 Most senior patron shall preside in the Patron Council.

Interpretation and Amendment of the Constitution.

25. Interpretation of Constitution

In case of discrepancy or disagreement in clauses and wording in the constitution the Central Committee shall have the final say. If the disagreement relates to the Central Committee it shall be decided by an independent Board consisting of 5 respectable, intellectual members of the community to settle the dispute. Such Board shall dissolve once the dispute is resolved.

26. Amendment of Constitution

If two third or more Executive Members feel the need to amend, remove or edit any clauses in the constitution they shall have to submit this proposal to the AGM for final approval.

Quorum, Dissolution/reinstatement of Organisation and conforming to law of the land

27. Quorum

27.1 For meetings of Central, Regional or Departments shall consider 50% members excluding the chairman as fulfilling the quorum.

27.2 For Central or Regional General Assembly 50% of the members shall fulfil the quorum in the first attempt and one third if it needs to be called second time.

27.3 Central or Regional Meetings shall observe and conclude in democratic way. Any discussion and deference of opinion shall be sorted cordially amongst members and if not with voting process.

Majority vote shall be respected and shall be decisive.

28. Dissolution of Organisation and Transfer of Asset

In the unfortunate event of dissolution of the SAUK due to any reason all asset and funds shall be transferred to another social organisation with similar aim and objective. If no such organization exists it shall be handed to HMG UK.

29. Amendment history and endorsement

29.1 Constitution of SAUK has been amended in past.

29.2 Any membership prior to the adoption of this constitution shall be respected and shall continue

29.3 Any prior activities and actions taken under any clauses in previous constitution and regulation shall be considered as being carried out under the remit of current constitution.

30. Law of the land

If common law of the UK bans this constitution it shall automatically cease to be active.

31. Recognition, Commendation, and Prizes.

31.1 Recognition Certificate shall be awarded to appropriately deserving individual with significant achievement.

31.2. Names of suitable individual can be forwarded to the Central Committee, Advisors, and

Patrons for consideration by any member. This shall be awarded at the SAUK annual Losar Program.

31.3 Any Executive member, Patron, Advisor and individual who is in disrepute shall not be

considered for above award.

Appendix 1: Logo of SAUK

Appendix 2: Flag [NA]

Appendix 3: Organisation Banner [NA]

Appendix 4: Oath of office: (in Sherpa and Nepali Language)

यस संस्थाको कायसर् �म�तले अध्य� मण्डलको संयोजक सम� तप�सल बमोिजम उल्ल�े खत व्यहोरा

स�हत आ–आफ्नो पद तथा गोपनीयताको सपथ ग्रहण गनछ� न ।

ङ .............................................................................................................. �द �चछोगक� �चउ �मग्युल लम्सु जोपला

छोक्पीक� ....................................कोसाला देने छोक्पी त्येपा क्याउ ठ�मक� नाङला देने गरुु �रन्पोच्छेक�

छोकला �द खलेन ज्योकु �यन, छोक्पी यग�क� थोन्दोकला सलु ाङ िज्यवा माक्याने, काङ खप्ेसाङ माल्हाने

रङ्गी कोसाक� �क गोउ लाका �तवा तेर� ल्येमो क्याने �करु �यन ।

सपथ �लनेको

नामः ...............................................

पद: .............................................

दस्तखत: .......................................

(म...........................................................................यस संघको ल�य र उद्देश्यलाई पुरा गन र्गराउन कायसर् �म�तको

........................पदमा रह� �वधान अनुसार यो सपथ �लन्छु क� आफ्नो कायभर् ारलाई �नष् ठा र ईमान्दार�तापुवकर्

कसैको डर,

धाक नमानी, लोभ मोहमा नपर� आफ्नो �मता र �ववेकले भ्याएसम्म लगनशील भई पद�य दा�यत्वलाई अिन्तम

समयसम्म

पुरा गन�छु । )

Appendix 5: Membership Fee:

A. Ordinary member

Membership shall start on day of Losar every year.

1. Individual: £25.00

2. Family £51.00 (Spouses and Children under age of 18)

B. Life member

1. Individual: £201.00

2. Family : £ 335.00 (Spouses and Children under age of 18)

C. Trustee: £ 1000.00

Appendix 6: Election Regulation

Sherpa Association UK being a non-profit, non-governmental, social organisation the executive

committee shall be formed with members’ mutual understanding as far as practicable.

In case an election is to be held the election Committee shall observe following guideline:

a. Election of Executive Committee shall be held every 3 years in General Assembly.

b. For the post of Chairman, candidate shall have to have worked in one of the executive post in Central Executive Committee or as Chairman of Regional Committee.

c. For any other posts any active member of SAUK can apply for candidacy.

d. Candidate must apply to Election Committee 14 days prior to the date of election.

e. Result of the election shall be announced on the day of election.

Appendix 7: Code of conduct for members of SAUK.

Sherpa Association UK is representing organisation of Sherpa residing in UK with aim of preserving and promoting the language, culture and tradition of this indigenous group of people from Nepal.

The organisation believes in respectable conduct from all members and expect to abide by following code of conduct.

1. Regarding Political Affiliation

1.1 Every member and Executive shall respect democracy, human right and rule of law.

Individual member has the right to be affiliated to any political parties they wish to.

1.2 No member should comment or speak for or against in media or press about any

political party in the capacity of member of SAUK. However, there shall be no restriction

to member or executive member on evaluating and commenting on different political

parties that may have effect on the organisation.

1.3 No individual with significant political influence shall be invited to speak about party

politics or conduct any political activity including collection of donation, distribution of

political pamphlets etc. in any important event organised by SAUK. No member should

influence politically in a way that creates preferential treatment to any political

members. All members should be treated equally.

2 Religious Affiliation

2.1 Sherpa individual residing in the UK have various religious belief. SAUK shall respect all

members regardless of any religious belief of the members and expect its members to

avoid any action or comments that may cause insult to any other member.

2.2 No member should comment in public about any religious or ceremonial programs

confirmed and published by the Executive Committee.

2.3 Any member or executive can take part in other religious organisations’ program, but

expect to act and speak respectfully if given the opportunity.

3 Publishing or posting SAUK matters on news and social media

3.1 No member shall post or share information on any news or social media other than the

ones approved by the executive committee.

3.2 No executive member shall express views on news or social media that are not

concluded by the Executive Committee as SAUK official statement. Official statement of

SAUK shall only be published by Chairman or a person appointed by the Executive

Committee.

4 Breaching constitution, code of conduct and financial irregularities

4.1 Central Committee can take action against any individual who is in breach of

constitution, code of conduct or any financial irregularities.

4.2 Such individual can be barred from members privileges, expelled from membership,

excluded socially and from any social activities of SAUK and inform other organisations.

Depending on severity of the action SAUK may notify other enforcement agencies as

well.

5 Regarding other active international Sherpa Organisation(s) SAUK and its members shall maintain cordial relationship and work towards common goal of promoting and protecting the Sherpa culture, language and tradition with any other Sherpa organisation operating in other countries.

Appendix 8: List of Regional Committees:

1. Sherpa Association UK, Kent Community

2. Sherpa Association UK, South Central Community

Nepali Version

विषय सुची:

प्रस्तावना.. 3

१. प्रारम्भ… 3

२. उद्धेश्य… 3

३. सदस्यता… 3

६. साधारण सभा र अधिवेशन. 5

९. विशेष अधिवेशन. 6

१०. केन्द्रीय कार्यसमितिका पदाधिकारी एवं सदस्यहरूको काम कर्तव्य र अधिकार 7

१२. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा…. 11

१८. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको काम कर्तव्य र अधिकार 14

१९. पद रिक्तता र पद पुर्ति… 15

२०. केन्द्रीय समितिको रिक्त रहेको पद देहाय बमोजिम पदपुर्ति गरिनेछ । 15

२१. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको रिक्तपद देहाय बमोजिम पदपुर्ति गरिनेछ । 15

२२. कोष. 16

२३. निर्वाचन समिति… 16

२४. संरक्षक परिषद. 16

२५. विधानको व्याख्या….. 17

२६. विधानको संशोधन. 17

गणपुरक संख्या, संस्थाको विघटन, खारेजी र बचाउ, लागुहुने कानून्. 17

३१. कदर पत्रः सम्मान तथा पुरस्कार 18

अनुसूची-१. प्रतिक चिन्ह.. 18

अनुसुचि-२. झण्डा….. 18

अनुसूची-३. संस्थाको ब्यानर 18

अनुसुचि-४. शपथ ग्रहण.. 19

अनुसुचि-५. सदस्यता शुल्क: 19

अनुसुचि-६. निर्वाचन नियमावली… 20

अनुसूची-७. शेर्पा संघ, बेलयतका सदस्यहरूको आचारसंहिता… 20

अनुसूची-८. शेर्पा संघ, बेलायत, क्षेत्रीय शाखाहरूको नामावली- 21

प्रस्तावना

नेपालमा आदिमकाल देखि हिमाली भेगमा बसोवास गर्दै आएका आदिवासी, शेर्पा जातिहरू विश्‍वका विभिन्न देशतिर स्थानान्तरण हुँदै हाल संयुक्त अधिराज्यको विभिन्न क्षेत्रमा बसोवास गरिरहेका शेर्पाहरूले आफ्नो भाषा, लिपि, धर्म, संस्कार, संस्कृतिको संरक्षण र सम्बर्धन तथा शेर्पाहरूको समग्र विकास एवं संयुक्त अधिराज्यमा बसोवास गर्ने अन्य समुदायसँग आपसी सहयोग र सामुदायिक सद्‍भवना अभिबृद्घिकालागि सङ्गठित भइ विविध कार्यक्रमहरू आयोजना गर्न एक गैर सरकारी, अविच्छिन्न, उत्तराधिकारवाला, परोपकारी सामाजिक संस्थाको आवश्यकताबोध गरि सन् २००३ सालमा संयुक्त अधिराज्यको रेडिङमा सम्पन्न भेलाबाट शेर्पा किदुग यू.के. (UK Sherpa Kidug) को स्थापना भएको थियो।  सन् २०१२ को जनवरीको वार्षिक अधिवेशनद्वारा यस संस्थाको नाम परिवर्तन गरि शेर्पा संघ, बेलायत अर्थात अंग्रेजीमा Sherpa Association UK राखियो।

१. प्रारम्भ

१.१     संस्थाको नामः यो संस्थाको नाम शेर्पा संघ, बेलायत रहने छ । अंग्रेजीमा Sherpa Association UK र छोटकरिमा SAUK रहनेछ।

१.२     यो विधान शेर्पा संघ, बेलायत को अधिवेशनले पारित गर्नासाथ लागु हुनेछ ।

१.३     यो संस्थाको केन्द्रीय कार्यालय संयुक्त अधिराज्यको केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेको स्थानमा रहने छ । क्षेत्रीय शाखाको कार्यालय सम्बन्धित क्षेत्रको क्षेत्रीय शाखाले तोकेको स्थानमा रहनेछ ।

१.४     शेर्पा संघ, बेलायत को प्रतीक चिन्ह, झण्डा, छाप, सपथ,आचार संहिता र शाखा संघका नामावली विधानको अनुसूची १,२,३,४,५ र ८ बमोजिमको रहनेछ ।

२. उद्धेश्य

             शेर्पा संघ, बेलायतको उद्धेश्यहरू :

२.१     शेर्पा भाषा, लिपी, साहित्य, संस्कृति, मौलिक धर्म संस्कार र ईतिहासको अनुसन्धान गर्ने, संरक्षण र सम्बर्धन गर्ने  र विशेष गरि आउँदो पुस्तालाई यस सम्बन्धी ज्ञान र शिक्षा दिने ।

२.२     बेलायतमा बसोबास गर्ने शेर्पाहरू र अन्य समुदायहरू (नेपाली वा अन्य कुनै राष्ट्रिय वा जातीय मूलको) बीच संयुक्त अधिराज्य भित्र सौहार्दपूर्ण सम्बन्ध स्थापना र कायम राख्ने ।

२.३     शेर्पा सम्पदाको ईतिहास, भाषा र संस्कृति सम्बन्धी बैठकहरू, शैक्षिक कार्यक्रमहरू र सेमिनारहरू आयोजना गर्ने ।

२.४     यस संघका सदस्य वा बेलायतमा बसोवास गर्ने उनका नातेदार(हरू)लाई अप्रत्याशित कठिनाई परेमा सहयोग जुटाउने ।

२.५     नेपालमा विशेष गरि विपन्न वर्गहरूमा ध्यान केन्द्रित गरि, दैवी प्रकोप, अनिकाल आदिबाट पिडितहरूलाई सहयोग गर्ने ।

२.६     कार्यकारी समितिका सदस्यहरूले उचित ठहरेमा कुनै पनि अन्य समुदाय र सामाजको कार्यक्रमहरूमा सहभागी हुने ।

३. सदस्यता

           शेर्पा संघ, बेलायतको सदस्यता ६(छ) प्रकारका हुनेछन् :

३.१. साधारण सदस्य :

शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमिति समक्ष आवेदन गरि सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोकिए बमोजिमको वार्षिक सदस्यता शुल्क बुझाउने ब्यक्ति संघको साधारण सदस्य हुनेछ । साधारण सदस्यको अभिलेख शेर्पा संघ, बेलायतसँग रहनेछ ।

३.१.१ एकल सदस्यता (ब्यक्तिगत सदस्यता)

३.१.२ परिवार सदस्यता (पति, पत्‍नी र १८ बर्ष भन्दा कम उमेरका सन्तानहरू)

३.२. आजीवन सदस्य :

शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमिति समक्ष आवेदन गरि, नविकरण गरिरहन नपर्ने गरि, सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोकिए बमोजिमको आजीवन सदस्यता शूल्क (एकमुष्‍ठ वा किस्तामा) बुझाउने व्यक्ति संघको आजीवन सदस्य हुनेछ । आजीवन सदस्यको अभिलेख शेर्पा संघ, बेलायतसँग रहनेछ । आजीवन सदस्यलाई सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोके बमोजिमको आजीवन सदस्यता पत्र केन्द्रीय कार्यसमितिले प्रदान गर्नेछ ।

३.२.१ एकल आजीवन सदस्यता (ब्यक्ति)

३.२.२ परिवार आजीवन सदस्यता (पति, पत्‍नी र १८ बर्ष भन्दा कम उमेरका सन्तानहरू)

३.३ संरक्षक सदस्य :

शेर्पा संघ, बेलायतलाई आवश्यक परेको अवस्थामा संरक्षण गर्ने उत्कृष्‍ट इच्छा लिएर शेर्पा संघ, बेलायतको सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोकिए बमोजिमको मापदण्ड पुगेका ब्याक्तिलाई शेर्पा संघ, बेलायतको संरक्षक सदस्यता प्रदान गारिने छ । संरक्षक सदस्यको अभिलेख शेर्पा संघ, बेलायतसँग रहनेछ । संरक्षक सदस्य आजीवन संघको सदस्य रहनेछ । संरक्षक सदस्यलाई सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोके बमोजिमको संरक्षक सदस्यता-पत्र केन्द्रीय कार्यसमितिले प्रदान गर्नेछ ।

३.४  विश्वस्त (Trustee) सदस्य:

शेर्पा संघ, बेलायतलाई एक सँस्थागत रुपमा सुरक्षित राखि यसको संरक्षण गर्दै निरन्तरता दिने  धारणा राख्ने र सँस्थालाई अधिकतम अनुदान दिने क्षमता भएका र शेर्पा संघ, बेलायतको सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोकिए बमोजिमको मापदण्ड पुगेका उचित ब्यक्तिलाई शेर्पा संघ, बेलायतको कार्यसमितिको निर्णयद्वारा विश्वस्त (Trustee) सदस्यता प्रदान गर्नेछ। विश्वस्त सद्स्यको अभिलेख शेर्पा संघ, बेलायतसँग रहनेछ । विश्वस्त सदस्य आजीवन संघको सदस्य रहनेछ । विश्वस्त(Trustee) सदस्यलाई सदस्यता सम्बन्धी नियमावलीमा तोके बमोजिमको विश्वस्त(Trustee) सदस्यता-पत्र केन्द्रीय कार्यसमितिले प्रदान गर्नेछ ।

३.५ मानार्थ सदस्य :

शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिले शेर्पा भाषा साहित्य संस्कार संस्कृति, ईतिहास वा शेर्पा समुदायको सर्वाङ्गीण विकासमा उल्लेखनीय योगदान पुर्‍याएका कुनैपनि व्यक्तिलाई मानार्थ सदस्यता प्रदान गर्न सक्नेछ । मानार्थ सदस्यलाई मतदान गर्ने र उम्मेदवार बन्ने अधिकार रहने छैन ।

३.६ सल्लाहकार :

           शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिले संघको उत्थानको लागि सहयोग गर्ने अन्य विशिष्‍ट, शुभचिन्तक व्यक्तिहरूलाई सल्लाहकारमा चयन गर्न सक्नेछ।
अध्यक्षको कार्यकाल समाप्‍त भएपछि आउँदो एक कार्यकालको लागि सल्लाहकारको रुपमा सहयोग गर्नको लागि कार्यसमितिले अपेक्षासहित अनुरोध गर्नेछ ।  सल्लाहकारलाई मतदान गर्ने र उम्मेदवार बन्ने अधिकार रहने छैन ।

४. सदस्यताको लागि मापदण्ड :

देहायको व्यक्ति शेर्पा संघ, बेलायतको साधारण सदस्य हुनसक्छन् ।

४.१  शेर्पा वंशज भएको ।

४.२  शेर्पासँग विवाहित व्यक्ति ।

४.३  संयुक्त अधिराज्यमा बसोवास गरेको ।

४.४  १८ वर्ष उमेर पुरा पुगेको ।

५. सदस्यहरूको अधिकार एवं कर्तव्य र सदस्यताको समाप्‍ति

५.१. प्रत्येक सदस्यको अधिकार र कर्तव्य व्यक्तिगत हुनेछ र अन्य व्यक्तिमा हस्तान्तरण हुनेछैन ।

५.२. यस विधान, विधान अन्तर्गत बनेका नियमहरू, विधानको अनुसूची बमोजिमको शेर्पा संघको आचारसंहिता, वार्षिक अधिवेशनद्वारा पारित निर्णयहरू, केन्द्रीय कार्यसमितिका र क्षेत्रीय शाखाका निर्णयहरूको पालना गर्नु र शेर्पा संघको गरिमा उच्च राख्दै यसका उद्देश्य प्राप्‍तिका लागि अधिकतम सामर्थ्यको प्रयोग गर्नु हरेक सदस्यहरूको कर्तव्य हुने छ ।

५.३. साधारण सदस्यको देहाय बमोजिमको अधिकार हुनेछ –

५.३.१       शेर्पा संघ, बेलायतको अधिवेशनहरूमा भाग लिने, मतदान गर्ने वा निर्वाचन नियमावलि अनुसार कुनै निर्वाचित पदमा उम्मेदवारी दिने,

५.३.२       शेर्पा संघ वा क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभामा भाग लिने, मतदान गर्ने वा निर्वाचन नियमावलि अनुसार कुनै निर्वाचित हुने पदहरूमा उम्मेदवारी दिने,

५.४. आजीवन तथा संरक्षक सदस्यहरूलाई वार्षिक साधारण सभा र अधिवेशन, आफु वसोवास गरेको क्षेत्रको क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभा र अधिवेशनमा भागलिने तथा संघको कुनै पनि पदको निर्वाचनको लागि उम्मेदवार बन्न तथा निर्वाचनमा मतदान गर्ने हक हुनेछ । संरक्षक सदस्य यसै विधान अन्तर्गतको संरक्षक परिषद सदस्य रहने छन् । शेर्पा संघ, बेलायतको हरेक गतिविधिका विवरण प्राप्‍त गर्ने अधिकार रहनेछ ।

५.५. कुनै पनि सदस्यले लिखित रुपमा शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिका अध्यक्षलाई सूचना दिएर संघको सदस्यता परित्याग गर्न सक्नेछ ।

५.६. विधानको धारा ५.२ बमोजिम आफ्नो कर्तव्यको पालना नगर्ने कुनै पनि सदस्यको साधारण, आजीवन, संरक्षक र मानार्थ सदस्यतालाई शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिले खारेज गर्न सक्नेछ ।

५.७  सदस्यको मृत्यु भएमा सदस्यता स्वतः समाप्‍त हुनेछ ।

६. साधारण सभा र अधिवेशन

हरेक वर्ष संघद्वारा आयोजित वार्षिक लोसार कार्यक्रमको ६ हप्‍ता भित्र अनिवार्य रुपले शेर्पा संघ, बेलायतको वार्षिक साधारण सभा सम्पन्न गर्नेछ र हरेक तेस्रो वर्ष सोहि समयमा अधिवेशन सम्पन्न गरिनेछ।  विशेष परिस्थितिमा केन्द्रीय कार्यसमितिले बढीमा ६ महिना सम्म वार्षिक साधारण सभा वा अधिवेशनको मिति सार्न सक्नेछ । साधारण सभा शेर्पा संघको सर्वोच्च निकाय हुनेछ । वार्षिक साधारण सभाका कार्यहरू देहाय बमोजिम हुनेछ ।

६.१  शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिद्वारा सञ्चालित क्रियाकलापहरूको मूल्यांकन गर्ने र केन्द्रीय कार्यसमितिलाई निर्देशन दिने ।

६.२  केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्वाचन गर्ने ।

६.३  शेर्पा संघ, बेलायतको उद्देश्य प्राप्‍तिको लागि आवश्यक नितीहरू तय गर्ने ।

६.४  शेर्पा संघ, बेलायतको कार्यक्रमहरू तय गर्ने ।

६.५  केन्द्रीय कार्यसमितिको वार्षिक गतिविधिको प्रतिवेदन तथा कोषाध्यक्षको आर्थिक प्रतिवेदन अनुमोदन गर्ने ।

६.६  विधान संशोधन गर्ने ।

७.  वार्षिक साधारण सभा तथा अधिवेशन देहाय बमोजिम संचालन हुनेछ –

७.१     वार्षिक साधारण सभा केन्द्रीय कार्यसमितिले आयोजना गर्नेछ । महासचिवले यस सभाको कार्यसुची १४ दिन अगावै सबै सहभागीहरूलाई उपलब्ध गराउनेछ।

७.२     वार्षिक साधारण सभा उद्‍घाटन समारोह, बन्द सत्र र घोषणा सभा गरि तीन चरणमा सम्पन्न हुनेछ ।

७.३     उद्‌घाटन समारोहको अध्यक्षता कार्यसमितिको अध्यक्षले र संचालन महासचिवले गर्नेछन् । उदघाटन समारोहमा विभिन्न आमन्त्रित अतिथिहरू तथा सर्वसाधारण सबैकालागि खुल्ला रहने छ ।

७.४     उद्‍घाटन समारोहको समापन संगै अध्यक्षले बन्द सत्रको संचालनकालागि १(एक) जना अध्यक्ष तथा २(दुई)वा ४(चार)सदस्य रहने गरि अध्यक्ष मण्डलको घोषण गर्नुपर्नेछ ।

७.५     बन्द सत्रको अध्यक्षता अध्यक्ष मण्डलले गर्नेछ ।

७.६     बन्द सत्रमा विधानको धारा ९ बमोजिम वार्षिक साधारण सभाका प्रतिनिधि र पर्यवेक्षकहरूले मात्र भाग लिन पाउनेछन् ।

७.७     बन्द सत्रमा शेर्पा संघको प्रगति प्रतिवेदन, आर्थिक प्रतिवेदन तथा विभिन्न समसामयिक प्रस्ताव उपर छलफल गरि अनुमोदन गरिनेछ ।

हरेक तेस्रो वर्षको अधिवेशन देहाय बमोजिमले नयाँ कार्यसमितिको नियुक्ति हुनेछ

७.८     बन्द सत्रमा प्रस्तुत प्रस्ताव उपर छलफल पछि अध्यक्ष मण्डलले केन्द्रीय कार्यसमितिको विघटनको घोषणा गर्दै निर्वाचन प्रक्रिया शुरु गर्न निर्वाचन समितिलाई निर्देशन गर्नेछ ।

७.९     निर्वाचन समितिले अनुसूची ६ को निर्वाचन नियमावली बमोजिम बन्द सत्रमा केन्द्रीय कार्यसमितिका पदाधिकारीहरूको निर्वाचन सम्पन्न गर्नेछ ।

७.१०   नयाँ कार्यसमितिको निर्वाचन सम्पन्न भए पश्‍चात बन्द सत्र समापन हुनेछ र घोषणा सभा शुरु गर्नु पर्नेछ ।

७.११   घोषणा सभामा बन्द सत्रमा पारित गरिएका प्रस्ताव तथा निर्णयहरू र नव निर्वाचित केन्द्रीय कार्यसमितिको घोषणा गरिनेछ । घोषणा सभा सर्वसाधारण सबैकालागि खुल्ला रहनेछ ।

७.१२   नव निर्वाचित कार्यसमितिका पदाधिकारीहरूले अनुसूची ४ मा उल्लेखित प्रतिबद्घताको सपथ लिनु पर्नेछ ।

७.१३   नव निर्वाचित कार्य समितिको प्रतिबद्घता पछि अध्यक्ष मण्डलमा अन्तर्निहित शेर्पा संघ, बेलायतको कार्यकारि अधिकार नव-निर्वाचित कार्य समितिलाई हस्तान्तरण हुनेछ ।

७.१४   विशेष परिस्थितिको कारणले केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्वाचन सम्पन्न हुन नसके केन्द्रीय कार्यसमितिको गठन नभए सम्म शेर्पा संघको कार्यकारी अधिकार संरक्षक परिषदमा रहनेछ ।

८.  वार्षिक साधारण सभामा देहाय बमोजिमको सहभागिता रहनेछ ।

८.१  केन्द्रीय कार्य समितिका पदाधिकारी एवं सदस्यहरू,

८.२  केन्द्रीय कार्यसमितिले नियुक्त गरेका विभाग वा समितिका प्रमुखहरू,

८.३  शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी एवं सदस्यहरू,

८.४  शेर्पा संघ, बेलायतको आजीवन, संरक्षक तथा साधारण सदस्यहरू,

८.५  मानार्थ सदस्यहरू तथा सल्लाहकारहरू । मानार्थ सदस्यहरू तथा सल्लाहकारलाई उम्मेदवार बन्ने वा कुनै पनि विषयमा मतदान गर्ने अधिकार हुने छैन ।

८.६  केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेका पर्यवेक्षकहरू । पर्यवेक्षकलाई उम्मेदवार बन्ने वा कुनै पनि विषयमा मतदान गर्ने अधिकार हुने छैन ।

९. विशेष अधिवेशन

देहायको अवस्थामा विशेष अधिवेशन बस्नेछ ।

९.१     शेर्पा संघ, बेलायतको केन्द्रीय कार्यसमितिका दुई तिहाई पदाधिकारी तथा सदस्यहरू वा साधारण सदस्याहरूमध्ये ५०% भन्दा बढि सदस्यहरूले अध्यक्ष समक्ष लिखित रुपमा स्पष्‍ट कारण खुलाई विशेष अधिवेशनको माग गरेमा अध्यक्षले विशेष अधिवेशन बोलाउनु पर्नेछ।

९.२     केन्द्रीय कार्यसमितिका ५१(एकाउन्‍न) प्रतिशत पदाधिकारी सदस्यहरूले अध्यक्ष समक्ष राजीनामा पेश गरेमा संरक्षक परिषदका जेष्‍ठ सदस्यले विशेष अधिवेशन बोलाउनु पर्नेछ ।

९.४     विशेष अधिवेशन माग गरिएको ३(तीन) महिनाभित्र बस्नु पर्नेछ । विशेष अधिवेशनको अध्यक्षता केन्द्रीय कार्य समितिका अध्यक्षले गर्नेछन् ।

९.५     अध्यक्षको अनुपस्थितिमा केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्णय अनुसार दुई उपाध्यक्ष मध्ये एक जनाले र विशेष अधिवेशनको अध्यक्षता गर्नेछ ।

९.६     विशेष अधिवेशनमा धारा ९(नौ) बमोजिमका प्रतिनिधिहरूलाई भाग लिने हक हुनेछ । विशेष अधिवेशनले नियमित वार्षिक अधवेशनको हैसियत राखि सम्पूर्ण कामहरू गर्नेछ ।

१०. केन्द्रीय कार्यसमितिका पदाधिकारी एवं सदस्यहरूको काम कर्तव्य र अधिकार

१०.१.    अध्यक्ष (१)-

१०.१.१       शेर्पा संघ, बेलायतको  कार्यकारी प्रमुखका हैसियतले कार्य गर्ने ।

१०.१.२       शेर्पा संघ, बेलायतको  प्रतिनिधित्व गर्ने ।

१०.१.३       वार्षिक साधारण सभाका निर्णयहरू कायान्वयन गर्ने गराउने ।

१०.१.४       केन्द्रीय कार्यसमितिको नियमित बैठकहरूको, वार्षिक साधारण सभाको खुल्ला सत्रको अध्यक्षता गर्ने ।

१०.१.५       केन्द्रीय कार्यसमितिले अन्यथा व्यवस्था गरेकोमा बाहेक विभिन्न विभाग वा समितिको सदस्य नियुक्ति गर्ने ।

१०.१.६       कुनै विषयमा मत बराबर भएमा आफ्नो निर्णायक मत प्रयोग गर्ने ।

१०.१.७       केन्द्रीय कार्यसमितिका अन्य पदाधिकारी सदस्यहरूलाई जिम्मेवारी तोक्ने ।

१०.१.८       विभिन्न विभाग, कार्यदल, समितिका प्रमुखहरू र क्षेत्रीय शाखाका अध्यक्षहरू मार्फत सम्बन्धित क्षेत्रको समसामयिक गतिविधिको जानकारी लिने र आवश्यक नीति निर्देशन गर्ने ।

१०.१.९       केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेको कार्य गर्ने ।

१०.१.१०     विधान अन्तर्गत बनेका नियमहरूमा तोकिएका अन्य कार्य गर्ने ।

१०.१.११     बैठक बोलाउन महासचिवलाई निर्देशन दिने ।

१०.२.    प्रथम उपाध्यक्ष (१)-

१०.२.१       शेर्पा संघ, बेलायतको नेतृत्व प्रदान गर्नका लागि आवश्यकता अनुसार अध्यक्षलाई सहयोग गर्ने ।

१०.२.२       बेलायतमा रहेका अन्य विविध संघ संस्थाहरूसँग आवस्यकता अनुसार सम्पर्क गर्ने ।

१०.२.३       विश्‍वका विभिन्न मुलुकका शेर्पा संघ  वा अन्य संघ संस्थाहरूसँग सम्पर्क विस्तार गर्ने ।

१०.२.४       शेर्पा संघ का साधारण, आजीवन र संरक्षक सदस्यहरूसँग नियमित सम्पर्क गर्ने र उनीहरूको मन्तव्य बुझने ।

१०.२.५       शेर्पा संघ का महत्वपुर्ण कार्यक्रमहरूमा अतिथि सत्कारको रेखदेख गर्ने र आवश्यक निर्देशन दिने ।

१०.२.६       अध्यक्षको अनुपस्थितिमा अध्यक्षले वा केन्द्रीय कार्यसमितिले तोके बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१०.२.७       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.३.    उपाध्यक्ष (१)-

१०.३.१       शेर्पा संघ, बेलायतको नेतृत्व प्रदान गर्नका लागि आवश्यकता अनुसार अध्यक्षलाई सहयोग गर्ने ।

१०.३.२       विश्‍वका विभिन्न मुलुकका शेर्पा संघ  वा अन्य संघ संस्थाहरूसँग सम्पर्क विस्तार गर्ने ।

१०.३.३       शेर्पा संघ, बेलायतका साधारण, आजीवन र संरक्षक सदस्यहरूसँग नियमित सम्पर्क गर्ने र उनीहरूको मन्तव्य बुझ्ने ।

१०.३.४       शेर्पा संघ, बेलायतका महत्वपुर्ण कार्यक्रमहरूमा अतिथि सत्कारको रेखदेख गर्ने र आवश्यक निर्देशन दिने ।

१०.३.५       शेर्पा संघ, बेलायतले सन्चालन गर्ने सम्पुर्ण कार्यक्रमहरूको तयारी गरेर सम्बन्धित क्षेत्रीय शाखा र सदस्यहरूलाई समयमै खबर गर्ने ।

१०.३.६       कार्यक्रमको समयमा क्षेत्रीय शाखाका सदस्यहरूसँग सहकर्य गर्ने ।

१०.३.७       कार्यक्रमको समयमा ब्यापारिक ब्यक्ति वा ससमुहहरूलाई सम्पर्क गरेर स्टलको बन्दोबस्त गर्ने ।

१०.३.८       अध्यक्षको अनुपस्थितिमा अध्यक्षले वा केन्द्रीय कार्यसमितिले तोके बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१०.३.९       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.४.    महासचिव (१)-

१०.४.१       केन्द्रीय कार्यसमितिका सम्पूर्ण क्रियाकलापहरूलाई समन्वय गर्ने ।

१०.४.२       वार्षिक अधिवेशन वा केन्द्रीय कार्यसमितिका बैठकहरूको सन्चालन गर्ने र बैठकका निर्णयहरू माइन्यूट गर्ने ।

१०.४.३       केन्द्रीय कार्यसमितिका गतिविधिहरूको अभिलेख राख्ने र संघका क्षेत्रीय शाखा सचिवहरूबाट प्रतिवेदन लिने, पत्रचार गर्ने ।

१०.४.४       शेर्पा संघ, बेलायतको प्रगति प्रतिवेदन तयार गरि वार्षिक साधारण सभामा पेश गर्ने ।

१०.४.५       अध्यक्षको निर्देशन बमोजिम बैठक बोलाउने । बैठकका कार्यसूची तय गर्ने ।

१०.४.६       बैठकमा छलफल गरिने महत्वपूर्ण प्रस्तावहरू सदस्यहरू र क्षेत्रीय शाखाहरूलाई २८ दिन अगावै जानकारी गराउने ।

१०.४.७       नियमित रुपमा समसामयिक सवालहरूमा शेर्पा संघ को धारणा सर्वसाधारणलाई विभिन्न माध्यमबाट जानकारी गराउने ।

१०.४.८       संस्थाले दिने ‘अवार्ड’हरूको बारेमा केन्द्रीय पदाधिकारीहरूसँग छलफल गरि उचित ब्यक्तित्वको चयन गर्ने ।

१०.४.९       केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेका कार्यहरू गर्ने ।

१०.४.१०     तोकिएका अन्य कार्य गर्ने ।

१०.५.    सचिव(१)-

१०.५.१       आवश्यकता अनुसार महासचिवलाई सहयोग गर्ने ।

१०.५.२.      महासचिवको अनुपस्थितिमा निजले तोके बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१०.५.३       साधारण सदस्यहरू, आजीवन र संरक्षक सदस्यहरूको अभिलेख राख्ने ।

१०.५.४       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा सचिवबाट सदस्यता आवेदन फारम, सदस्यता शूल्क र सम्बन्धित कागजात बुझिलिइ भर्पाइ गरि दिने ।

१०.५.५       संघको हरेक कार्यक्रमहरूको लगबुक तयार गरि अभिलेख राख्ने ।

१०.५.६       शेर्पा संघ को प्रत्येक सदस्यहरूको फाइल सुरक्षित साथ आफ्नो रेखदेखमा राख्ने ।

१०.५.७       शेर्पा संघका हरेक कागजातहरूको विवरण राख्ने ।

१०.५.८       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.६.    कोषाध्यक्ष(१)-

१०.६.१.      शेर्पा संघको कोष प्राप्‍त गर्ने र जिम्मामा लिने ।

१०.६.२.      सदस्यता शुल्क तथा अन्य विबिध स्रोतबाट शेर्पा संघ लाई प्राप्‍त आम्दानी कोष व्यवस्थापन तथा संचालन सम्बन्धी नियमावली बमोजिम शेर्पा संघ को कोषमा जम्मा गर्ने । त्यसको आवधिक विवरण केन्द्रीय कार्यसमितिलाई उपलब्ध गराउने ।

१०.६.३       शेर्पा संघ को कोष अभिबृद्धिका लागि विभिन्न उपायहरूको प्रस्ताव गर्ने ।

१०.६.४       वार्षिक साधारण सभाले तय गरेका विविध कार्यक्रमहरूका लागि आवश्यक रकम तथा परियोजनाका लागि स्रोत साधनको परिचालन सम्बन्धी विवरण तयार गरि प्रस्ताव गर्ने ।

१०.६.५       वार्षिक साधारण सभामा वा केन्द्रीय कार्यसमितिका बैठकहरूमा वार्षिक साधारण सभाले वा केन्द्रीय कार्यसमितिले पारित गरेका कार्यक्रमहरूकालागि अनुमानित वजेट तयार गरि प्रस्तुत गर्ने ।

१०.६.६       शेर्पा संघको कोष व्यवस्थापन र अभिलेख रखाईमा केन्द्रीय कार्यसमिति तथा क्षेत्रीय शाखामा एक रुपता कायम गर्न क्षेत्रीय शाखाहरूसँग आवश्यक सहयोगको आदान प्रदान गर्ने ।

१०.६.७       कार्यसमितिद्वारा चुनिएका १ केन्द्रीय सदस्य, १ बाह्‍य व्यक्ति र १ सल्लाहकार गरि ३ सदस्यीय टोलिबाट वर्षको एकपटक आन्तरिक लेखा परिक्षण गराउने ।

१०.६.८       वार्षिक साधारण सभामा कोषाध्यक्षको अर्थिक प्रतिवेदन प्रस्तुत गर्ने ।

१०.६.९       प्रत्येक ६ महिनामा नयाँ सदस्यता प्रदान गरिएको र नवीकरण गरिएको सँख्याको आवधिक विवरण तयार गर्ने ।

१०.६.१०     विधान तथा नियमावलीमा तोकिएका कार्यहरू गर्ने ।

१०.६.११     तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.७.    सह-कोषाध्यक्ष (१)-

१०.७.१       कोषाध्यक्षलाई सहयोग गर्ने ।

१०.७.२       कोषाध्यक्षको अनुपस्थितिमा नीजले तोके बमोजिम गर्ने ।

१०.७.३       शेर्पा संघ को जिन्सी विभागको अभिलेख राखी सुपरिवेक्षण गर्ने ।

१०.७.४       शेर्पा संघ का भर्पाइ रसिदहरूको अभिलेख राख्ने । आवधिक विवरण कोषाध्यक्षलाई बुझाउने ।

१०.७.५       सहयोगकालागि शेर्पा संघ मा आएका सबै किसिमका निवेदनहरूको अभिलेख राखी बैठकलाई जानकारी गराउने ।

१०.७.६       उक्त निवेदनहरूबारे केन्द्रीय कार्य समितिको निर्णय भए पछि सो को जानकारी सम्बन्धित निवेदकलाई दिने ।

१०.७.७       निवेदकलाई आर्थिक सहयोग गर्ने निर्णय भएमा आर्थिक संकलन कार्यको नेतृत्व गर्ने ।

१०.७.९       कार्यसमितिले तोकेका अन्य कार्य गर्ने ।

१०.७.१०     तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.८.    संस्कृति सचिव (१)-

१०.८.१       संघको वार्षिक कार्यक्रममा प्रदर्शनका लागि शेर्पा गीतहरू र परम्परागत नृत्य सिकाउन कलाकारहरूसँग समन्वय गर्ने ।

१०.८.२       शेर्पा जातीको मौलिक संस्कृति र संस्कारहरूसँग सम्बन्धित कार्यक्रमहरूको अनुसन्धान गरि उचित भए बेलायतमा पनि त्यस्ता कार्यक्रम सन्चालन गर्न कार्यसमितिलाई सुझाव दिने ।

१०.८.३       अन्य समुदायहरू द्वारा आयोजित विभिन्न कार्यक्रमहरूमा भाग लिन आवश्यकतानुसार ब्यवस्थापन गर्ने ।

१०.८.४       कार्यसमितिले तोकेका अन्य कार्य गर्ने ।

१०.८.५       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१०.९.    सहायक सांस्कृति सचिव (१)-

१०.९.१       आवश्यक परेको खण्डमा संस्कृति सचिवलाई सहयोग पुर्‍याउने।

१०.१०.  मिडिया सचिव (१)-

१०.१०.१     महासचिवको परामर्शमा बैठकहरू र संघको अन्य कार्यक्रम सन्चालनको क्रममा सूचनाहरूको संकलनकोलागि जिम्मेवार हुने र समाचार प्रकाशित गर्न स्थानीय र विदेशी प्रेस / मेडियासँग सम्पर्क राख्ने।

१०.१०.२     संघसँग सम्बन्धित सुचना र अन्य श्रव्य दृष्य सामाग्रीहरू प्रेस वा सामाजिक सञ्जालमा पठाउनु अघि संघको अध्यक्ष वा उपाध्यक्षबाट अनुमोदन भएको सुनिश्‍चित गर्ने ।

१०.१०   केन्द्रीय सदस्यहरू (५)-

१०.१०.१     केन्द्रीय कार्यसमितिका सदस्य केन्द्रीय कार्यसमितिबाट सञ्चालित विविध कार्यक्रमहरू एवं दिइएका निर्देशनहरूको पालना र कार्यान्वयनका लागि क्रियाशिल रहने ।

१०.१०.२     केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्णय बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१०.१०.३     बेलायतमा सम्पन्न गर्न सकिने विविध कार्यक्रमहरू, परियोजनाहरू तयार गरि बैठकमा महासचिव मार्फत छलफलका लागि पेश गर्ने ।

१०.१०.४     केन्द्रीय कार्यसमितिका निर्णयहरू आफ्नो क्षेत्रीय शाखा वा क्षेत्रमा जानकारी गराउने ।

१०.१०.५     केन्द्रीय कार्यसमितिको बैठकमा भाग लिने ।

१०.१०.७     तोकिएका अन्य कामहरू गर्ने ।

११.        केन्द्रीय कार्यसमितिको काम कर्तव्य र अधिकार देहाय बमोजिम हुनेछ ।

११.२        केन्द्रीय कार्यसमितिले विधान वा विधान अन्तर्गत बनेका नियमहरू बमोजिम आवश्यकता अनुसार शेर्पा संघ, बेलायतको क्षेत्रीय शाखा गठन गर्न सक्नेछ ।

११.३        केन्द्रीय कार्यसमितिले शेर्पा संघ बेलायतको विधान, विधान अन्तर्गत बनेका नियमहरू र केन्द्रीय कार्यसमितिका निर्णय निर्देशन पालना नगर्ने क्षेत्रीय शाखाको विघठन गर्न सक्नेछ ।

११.४        शेर्पा संघ, बेलायतको उद्धेश्य विपरित कार्य गर्ने वा शेर्पा संघ को विधानको उल्लंघन गर्ने शेर्पा संघ, बेलायतको कुनै पनि सदस्यलाई सदस्यताबाट निलम्बन वा निष्कासन गर्न सक्ने छ । यस प्रकार निष्कासन वा निलम्बन गरिएको व्यक्तिले चाहेमा समिति समक्ष उचित सुनवाइको अवसर दिइनेछ ।

११.५        केन्द्रीय कार्यसमितिले शेर्पा संघ, बेलायतको उदेश्य प्राप्‍तीकालागि विभिन्न सांस्कृतिक कार्यक्रमहरू, विचार गोष्‍ठीहरू, सेमिनारहरू, तालिम शिविरहरूको आयोजना गर्न सक्नेछ ।

११.६        धारा ११.५ बमोजिमका कार्यक्रममा आवश्यक परे सहभागीहरूकालागि प्रवेश शुल्क तोक्न सक्नेछ ।

११.७        केन्द्रीय कार्यसमितिले अधिकतम बेलायतवासी शेर्पाहरू एकैथलोमा सहभागी हुने गरि कार्यक्रमहरूको आयोजना गर्न सक्नेछ ।

११.९        केन्द्रीय कार्यसमितिले शेर्पा संघ, बेलायतको वा शेर्पा संघ, बेलायतको लागि चल अचल सम्पत्ति एवं सेवा विक्रि वा खरिद गर्न सक्नेछ ।

११.१०     विधानको मातहतमा विभिन्न नियमावली परित गरि लागु गर्न सक्नेछ ।

११.११     आवश्यकता अनुसार विभिन्न विभाग, समिति, कार्यदल, अध्ययन समूह, वार्ताटोली, संचालक समितिको गठन गरि ती निकायहरूको काम, कर्तव्य र अधिकार तोक्न सक्नेछ ।

११.१२     केन्द्रीय कार्यसमितिले विभिन कार्यक्रमकालागि संयोजक तोकी नीजको काम कर्तव्य र अधिकार तोक्न सक्नेछ ।

११.१३     केन्द्रीय कार्य समितिले आवश्यकता अनुसार वैतनिक वा अवैतनिक कर्मचारी नियुक्त गरि निजको काम, कर्तव्य, तलव सेवा र सुविधा तोक्न सक्नेछ ।

११.१४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा गठन नभएका क्षेत्रमा शेर्पा संघ, बेलायतका गतिविधिहरू संचालन गर्न क्षेत्र प्रतिनिधिहरू चयन गर्न सक्नेछ । यसरी चयन गरिएका क्षेत्र प्रतिनिधिले विधानको धारा १३ बमोजिम शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा गठन गर्न सकिने ठोस आधार भएमा त्यस क्षेत्रमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा  गठन गर्न सक्नेछ ।

११.१७     केन्द्रीय कार्य समितिको मातहतमा रहने गरि आवश्यकता अनुसार युवाहरूलाई शेर्पा संघका गतिविधिहरूमा क्रियाशिल बनाउँदै युवा उर्जालाई रचनात्मक कार्यमा लगाउन १८ बर्ष वा सो भन्दा कम उमेर समुहका शेर्पा युवा युवतीहरू सहभागीहुन सक्ने गरि “शेर्पा युवा संघ “ को गठन गरि त्यसको काम, कर्तव्य, अधिकार र सांगठानिक ढाँचा तोक्न सक्नेछ ।

११.१८     केन्द्रीय कार्यसमितिले केन्द्रीय कार्यसमिति प्रति उत्तरदायी हुने गरि अन्य विभिन्न संघ संस्था वा शेर्पा संघसँग  सम्बद्घ महासंघमा शेर्पा संघको प्रतिनिधित्व गर्न केन्द्रीय कार्यसामितिको सदस्यहरू, शाखाका अध्यक्षहरू, संरक्षकहरू, सल्लाहाकारहरू वा क्षेत्र प्रतिनिधि मध्येबाट एक वा एकभन्दा बढी प्रतिनिधिहरू तोक्न सक्नेछ ।

११.१९     केन्द्रीय कार्यसमितिले विभिन्न विषयमा सल्लाह दिन सक्ने विभिन्न विषय वा क्षेत्रमा दखल भएका बुद्घिजिवीहरूलाई संघको सल्लाहकारको रुपमा चयन गर्न सक्नेछ ।

११.२०     केन्द्रीय कार्यसमितिले विभिन्न सम्मान, पुरस्कार, पदकको स्थापना गरि प्रदान गर्न सक्नेछ । यसकालागि अन्य इच्छुक व्यक्तिहरूलाई समेत पुरस्कार स्थापनामा सहभागी बनाउन सक्नेछ ।

११.२२     केन्द्रीय कार्यसमितिको बैठक केन्द्रीय कार्य समितिले तोके बमोजिम बस्नेछ ।

११.२३     केन्द्रीय कार्य समितिको कार्यकाल ३(तीन) वर्षको हुनेछ ।

१२. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा

                संयुक्त अधिराज्य बेलायतको प्रशासनिक इकाइ वा क्षेत्रलाई आधार मान्दै त्यस्ता इकाइहरूमा शेर्पाहरूको बसोवास रहेको क्षेत्रमा शेर्पा संघका क्षेत्रीय शाखाहरू गठन गरिनेछ । स्थानीय क्षेत्रीय शाखाको स्थापना गर्ने प्रावधान सन् २००८ को साधारण सभाबाट निर्णय भएको थियो । कुनै क्षेत्रमा ५० भन्दा बढी वयस्क भएमा उक्त क्षेत्रमा क्षेत्रीय शाखा बनाउने प्रावधान गरिएको छ।

१२.१     संघको क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभा र अधिवेशनहरू, केन्द्रीय समितिको सभा र अधिवेशन सम्पन्न हुनुभन्दा कम्तिमा १ महिना अगावै अनिवार्य सम्पन्न गर्नु पर्नेछ । कारणवश क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक अधिवेशन समयमा सम्पन्न हुन नसक्ने भएमा क्षेत्रीय शाखाले केन्द्रीय कार्यसमितिसँग परामर्श गरि बढिमा ६(छ) महिना सम्म वार्षिक साधारण सभाको मिति बढाउन सक्नेछ । ६ महिनामा पनि क्षेत्रीय शाखा वार्षिक साधारण सभा सम्पन्न गर्न नसकेमा केन्द्रीय समितिले तोके बमोजिम हुनेछ ।

१२.२     संघको क्षेत्रीय शाखाको नामाकरण गर्दा क्षेत्रीय शाखाको नाम अगाडि “शेर्पा संघ, बेलायत“ अनिवार्य राखिनु पर्नेछ ।

१२.३     शेर्पा संघ बेलायतको कुनै क्षेत्रीय शाखा स्थापना भएपछि यस विधानको अनुसूची ८ मा नाम थपिनेछ ।

१३. संघको क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभामा देहाय बमोजिमको सहभागिता रहनेछ

१३.१     सम्बन्धित क्षेत्रमा बसोवास गरिरहेका साधारण ,आजीवन र संरक्षक सदस्यहरू

१३.२     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका सल्लाहकारहरू

१३.३     शेर्पा संघका मानार्थ सदस्यहरू र

१३.४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोकेका पर्यवेक्षकहरू

१४. क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाको कार्यहरू देहाय बमोजिम हुनेछ

१४.१     स्थानीय स्तरमा शेर्पा संघ क्षेत्रीय शाखाको नीति तथा कार्यक्रमहरू तय गर्ने ।

१४.२     क्षेत्रीय शाखा कार्यको मूल्याङ्कन गर्ने ।

१४.३     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको आर्थिक तथा विविध गतिविधिको प्रतिवेदन उपर छलफल गरि पारित गर्ने ।

१४.४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको निर्वाचन गर्ने ।

१५. शेर्पा संघका क्षेत्रीय शाखाका वार्षिक साधारण सभा देहाय बमोजिम संचालन हुनेछ

१५.१     क्षेत्रीय वार्षिक साधारण सभा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले आयोजना गर्नेछ ।

१५.२     क्षेत्रीय साधारण सभा उद्टघन समारोह, बन्द सत्र र घोषणा सभा गरि तीन चरणमा सम्पन्न हुनेछ ।

१५.३     उद्टघन समारोहको अध्यक्षता शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्षले र संचालन क्षेत्रीय शाखाको सचिवले गर्नेछन् । उदघाटन समारोहमा विभिन्न आमन्त्रित अतिथिहरू तथा सर्वसाधारण सबैका लागि खुल्ला रहनेछ ।

१५.४     उद्टघन समारोहको समापन संगै शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखा अध्यक्षले बन्द सत्रको संचालनकालागि केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेका प्रतिनिधिको अध्यक्षतामा २(दुइ)जना सदस्य रहने गरि एक अध्यक्ष मण्डलको घोषण गर्नुपर्नेछ ।

१५.५     बन्द सत्रको अध्यक्षता अध्यक्ष मण्डलले गर्नेछ ।

१५.६     बन्द सत्रमा विधानको धारा १७ बमोजिमका वार्षिक साधारण सभाका प्रतिनिधि तथा पर्यवेक्षकहरूले मात्र भाग लिन पाउनेछन् ।

१५.७     बन्द सत्रमा शेर्पा संघ क्षेत्रीय शाखाको प्रगति प्रतिवेदन, आर्थिक प्रतिवेदन तथा विभिन्न समसामयिक प्रस्ताव उपर छलफल गरि अनुमोदन गरिनेछ ।

   हरेक तेस्रो वर्षको अधिवेशनमा देहाय बमोजिमले नयाँ उपसमेको नियुक्ति हुनेछ

१५.८     अध्यक्ष मण्डलले संघको क्षेत्रीय शाखाको विघटनको घोषणा गर्दै निर्वाचन समितिलाई निर्वाचन प्रक्रिया शुरुगर्न निर्देशन जारी गर्नेछ ।

१५.९     बन्द सत्रमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको पदाधिकारी तथा सदस्यहरूको निर्वाचन सम्पन्न गरिनेछ ।

१५.१०   नयाँ कार्यसमितिको निर्वाचन सम्पन्न भए पश्चात बन्द सत्र समापन हुनेछ र घोषणा सभा शुरु गरिनु पर्नेछ ।

१५.११   घोषणा सभामा बन्द सत्रमा पारित गरिएका प्रस्ताव तथा निर्णयहरू र नव निर्वाचित शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको घोषणा गरिनेछ । घोषणा सभा सर्वसाधारण सबैका लागि खुल्ला रहनेछ ।

१५.१२   नव निर्वाचित शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी एवं सदस्यहरूले प्रतिबद्घताको सपथ लिनु पर्नेछ ।

१५.१३   नव निर्वाचित शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको प्रतिबद्घता पछि शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कार्यकाल शुरु हुनेछ ।

१५.१४   विशेष परिस्थितिमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको निर्वाचन सम्पन्न हुन नसके केन्द्रीय कार्यसमितिले तोके बमोजिम हुनेछ ।

१६. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको गठन देहाय बमोजिम हुनेछ ।

१६.१     न्यूनतम ४(चार) जना पदाधिकारी र १ जना सदस्य गरि ५(पाँच) सदस्यीय क्षेत्रीय शाखा कार्यसमिति हुनेछ । जसमा अध्यक्ष १(एक), उपाध्यक्ष १(एक), सचिव १(एक), कोषाध्यक्ष १(एक), तथा सदस्य १ रहनेछ ।

१६.२     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाले आवश्यक ठानेमा धारा १६.१ बमोजिमका ४ जना पदाधिकारीमा थप २ जना उपाध्यक्ष, १जना सहसचिव र १जना सहकोषाध्यक्ष थप गर्न सक्नेछ ।

१६.४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले आवश्यकता भएमा थप सदस्यहरू मनोनित गर्न सक्नेछ ।

१७. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको पदाधिकारी एवं सदस्यहरूको काम कर्तव्य र अधिकार

१७.१. अध्यक्ष (१)

१७.१.१       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कार्यकारी प्रमुख तथा केन्द्रीय कार्यसमितिको पदेन सदस्यको हैसियतले कार्य गर्ने ।

१७.१.२       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको प्रतिनिधित्व गर्ने ।

१७.१.३       केन्द्रीय कार्यसमितिको नियमित बैठकमा भाग लिने ।

१७.१.४       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाले गरेका निर्णयहरू कायान्वयन गर्ने गराउने ।

१७.१.५       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको नियमित बैठकहरूको र शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाको खुल्ला सत्रको अध्यक्षता गर्ने ।

१७.१.६       बैठक बोलाउन सचिवलाई निर्देशन दिने ।

१७.१.७       कुनै विषयमा मत बराबर भएमा आफ्नो निर्णायक मत प्रयोग गर्ने ।

१७.१.८       आफ्नो क्षेत्रीय शाखाको तर्फबाट विविध आवश्यक सवालहरूमा केन्द्रीय कार्य समितिको बैठकमा प्रस्ताव राख्ने ।

१७.१.९       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले गठन गरेका विभिन्न विभाग, कार्यदल, समितिका प्रमुखहरूबाट आवधिक कार्य विवरण लिने र आवश्यक नीति निर्देशन गर्ने ।

१७.१.१०     आवश्यकता अनुसार केन्द्रीय कार्यसमितिका अध्यक्षलाई क्षेत्रीय शाखासँग सम्बन्धित विविध विषयको जानकारी दिने र आवश्यकता अनुसार परामर्श गर्ने ।

१७.१.११     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोकेको कार्य गर्ने ।

१७.१.१२     विधान अन्तर्गत बनेका नियमावलीमा तोकिएका अन्य कार्य गर्ने ।

१७.२.  उपाध्यक्ष (१)

१७.२.१       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखालाई नेतृत्व प्रदान गर्नका लागि आवश्यकता अनुसार क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्षलाई सहयोग गर्ने ।

१७.२.२       अध्यक्षको अनुपस्थितिमा अध्यक्षले वा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोके बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१७.२.३       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको क्षेत्रमा रहेका अन्य विविध संघसस्थाहरूसँग आवश्यकतानुसार सम्पर्क गर्ने ।

१७.२.४       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको क्षेत्रमा रहेका सदस्यहरूसँग नियमित सम्पर्क गरि उनीहरूको मर्म बुझ्ने ।

१७.२.५       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका महत्वपुर्ण कार्यक्रमहरूमा अतिथि सत्कारको रेखदेख गर्ने र आवश्यक निर्देशन दिने

१७.२.६       अध्यक्षको अनुपस्थितिमा अध्यक्षले वा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोके बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१७.२.७       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१७.३   सचिव (१)

१७.३.१       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका सम्पूर्ण क्रियाकलापहरूलाई समन्वय गर्ने ।

१७.३.२       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक अधिवेशन वा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका बैठकहरूको सन्चालन गर्ने र बैठकका निर्णयहरू बैठक पुस्तिकामा लेख्ने ।

१७.३.३       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका गतिविधिहरूको अभिलेख राख्ने, पत्राचार गर्ने ।

१७.३.४       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको प्रगति प्रतिवेदन क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभामा पेश गर्न तयार गर्ने ।

१७.३.५       अध्यक्षको निर्देशन बमोजिम बैठक बोलाउने । बैठकको प्रस्तावहरू तय गर्ने ।

१७.३.६       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको क्षेत्रमा बसोवास गर्ने संघको प्रत्येक सदस्यहरूको फाइल तथा फाइलमा रहेको सदस्यहरूको अभिलेखको प्रतिलिपी राखी हरेक ६ महिनामा केन्द्रमा रहेको रेकर्ड दाँजी अद्यावधिक गर्ने ।

१७.३.७       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोकेका कार्यहरू गर्ने ।

१७.३.८       तोकिएका अन्य कार्य गर्ने ।

१७.४   कोषाध्यक्ष (१)

१७.४.१       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कोष प्राप्‍त गर्ने र जिम्मा लिने ।

१७.४.२       सदस्यता शुल्क प्राप्‍त गरि सदस्यता आवेदन संगै केन्द्रीय कोषाध्यक्षलाई बुझाउने ।

१७.४.३       विबिध श्रोतबाट शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखालाई प्राप्‍त आम्दानी कोष व्यावस्थापन र संचालन विनियम बमोजिम क्षेत्रीय शाखाको कोषमा जम्मा गर्ने । र त्यसका आवधिक विवरण शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखालाई उपलब्ध गराउने ।

१७.४.४       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कोष अभिबृद्धिका लागि विभिन्न उपायहरूको प्रस्ताव गर्ने ।

१७.४.५       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाले वा क्षेत्रीय शाखाले पारित गरेका कार्यक्रमहरूकालागि अनुमानित वजेट तयार गरि शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको बैठकमा प्रस्तुत गर्ने ।

१७.४.६       शेर्पा संघको कोष व्यवस्थापन र अभिलेख रखाइमा केन्द्रीय कार्यसमिति तथा संघको क्षेत्रीय शाखामा एक रुपता कायम गर्न केन्द्रीय कार्यसमितिका कोषाध्यक्षसँग आवश्यक सहयोग आदान प्रदान गर्ने ।

१७.४.७       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभामा प्रस्तुत गरिने कोषाध्यक्षको अर्थिक प्रतिवेदन तयार गर्ने ।

१७.४.८       विधान तथा आर्थिक नियमावलीमा तोकिएका कार्यहरू गर्ने ।

१७.४.९       तोकिएका अन्य कार्यहरू गर्ने ।

१७.५   शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका सदस्यहरू

१७.५.१       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाबाट सञ्चालित विविध कार्यक्रमहरू एवं दिइएका निर्देशनहरूको पालना र कार्यान्वयनका लागि क्रियाशिल रहने ।

१७.५.२       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका निर्णय बमोजिमका कार्यहरू गर्ने ।

१७.५.३       आफ्नो क्षेत्रमा क्षेत्रमा सम्पन्न गर्न सकिने विविध कार्यक्रमहरू, परियोजनाहरू तयार गरि बैठकमा सचिव मार्फत छलफलकालागि पेश गर्ने ।

१७.५.४       केन्द्रीय कार्यसमितिमा छलफल गर्न आवश्यक सवालहरूको विषयमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्षलाई आफ्नो राय दिने ।

१७.५.५       शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको बैठकमा भाग लिने ।

१७.५.६       तोकिएका अन्य कामहरू गर्ने

१७.५.७       धारा १७.२ बमोजिम थप गरिने पदाधिकारी र सदस्यहरूको काम कर्तव्य शाखाको कार्यसमितिको निर्णय बमोजिम हुनेछ ।

१८. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको काम कर्तव्य र अधिकार

१८.१     शेर्पा संघको क्षेत्रीय शाखालाई उच्च स्वायत्त निकायका रुपमा आफ्नो क्षेत्रमा स्वतन्त्रता पुर्वक संघको गतिविधिहरू गर्ने अधिकार रहने छ । यो विधान अन्तर्गत बनेको नियमावलीको अधिनमा रहने गरि आफ्नो क्षेत्रमा मात्र लागुहुने गरि विनियम पारित गरि लागु गर्न सक्नेछ ।

१८.२     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले आफ्नो क्षेत्रका शेर्पाहरूको कल्याणका लागि विभिन्न कार्यक्रमहरू गर्न सक्नेछ ।

१८.३     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले आफ्नो छुट्टै कोषको स्थापना गरि स्वतन्त्रतापुर्वक संचालन गर्न सक्नेछ । यसकालागि क्षेत्रीय शाखाले कोष व्यस्थापन एवं संचालन विनियम पारित गरि लागु गर्न सक्नेछ ।

१८.४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कोषको बारेमा सम्बन्धित क्षेत्रीय शाखाको क्षेत्रमा बसोवास गर्ने संघका सदस्यहरू बाहेक अन्य कसैले प्रश्‍न उठाउन पाउने छैन तर क्षेत्रीय शाखा स्वयंले त्यस्ता कोषहरूको विवरण प्रकाशन गरेमा वा केन्द्रलाई जानकारी गराउन चाहेमा यो धाराले रोक्ने छैन ।

१८.५     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले साधारण, आजीवन र संरक्षक सदस्यता वितरण गर्न सहयोग गर्नु पर्नेछ । संघको सदस्यता लिन इच्छुक व्यक्तिहरूबाट सदस्यता आवेदनफारम र सदस्यता शुल्क बुझिलिई केन्द्रीय कार्यसमितिमा सदस्यता शूल्क तथा सदस्यता विवरण बुझाउनु पर्नेछ ।

१८.६     संघको विधान, विधान अन्तर्गत बनेका नियमहरू र केन्द्रीय कार्यसमितिका निर्णय तथा निर्देशनको पालना गर्नु पर्नेछ ।

१८.७     समग्र बेलायतवासी शेर्पाहरूको सामूहिक भावनाको उच्च कदर गर्दै केन्द्रीय कार्यसमितिले अघिसारेका कार्यक्रमहरू आफ्नो क्षेत्रमा कार्यान्वयन गर्नु पर्नेछ ।

१८.८     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले वर्षमा १ पटक आफ्नो क्षेत्रको वार्षिक साधारण सभाको आयोजनो गर्नु पर्नेछ । वार्षिक साधारण सभामा सम्बन्धित क्षेत्रमा बसोवास गर्ने सम्पूर्ण साधारण, आजीवन र संरक्षक सदस्यहरूको सहभागिता रहनेछ ।

१८.९     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाले तोके बमोजिम क्षेत्रीय शाखाको बैठक बस्नेछ ।

१८.१०   शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको कार्यकाल ३(तीन) वर्षको हुनेछ ।

१९. पद रिक्तता र पद पुर्ति

संघको केन्द्रीय तथा क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी तथा सदस्यहरू देहायको अवस्थामा पदमुक्त हुनेछन् ।

१९.१     केन्द्रीय कार्यसमितिका पदाधिकारी वा सदस्यहरूले वा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका अध्यक्षले केन्द्रीय कार्यसमितिका अध्यक्ष समक्ष राजीनामा पेश गरि स्वीकृत भएमा ।

१९.२     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी वा सदस्यहरूले क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्ष समक्ष रीतपूर्वक राजीनाम पेश गरि स्वीकृत भएमा ।

१९.३     केन्द्रीय कार्यसमितिका अध्यक्षले उपाध्यक्ष मार्फत केन्द्रीय कार्यसमिति समक्ष रीतपूर्वक राजिनामा पेश गरि स्वीकृत भएमा ।

१९.४     बैठकको सुचना प्राप्‍त गरेको ठोस प्रमाण रहेको तर विना सुचना लगातार तीन पल्ट सुचना नगरि बैठकमा अनुपस्थित भएमा ।

१९.५     पदाधिकारी वा सदस्यको मृत्यु भएमा ।

१९.६     पदाधिकारीको शारीरिक वा मानसिक अस्वस्थाको कारण पदको काम कर्तव्य निर्वाह गर्न असक्षम भएमा ।

१९.७     संस्थाको अहित हुने गतिविधिमा लागि केन्द्रीय कार्यसमितिले कारवाही गरेमा ।

१९.८     व्यक्तिगत कारणले स्थायी रुपमा बेलायत बाहिर जानु परेमा ।

१९.९     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको हकमा एक क्षेत्रबाट अर्को क्षेत्रमा स्थायीरुपले बसाइँ सरेमा ।

२०. केन्द्रीय समितिको रिक्त रहेको पद देहाय बमोजिम पदपुर्ति गरिनेछ ।

२०.१     अध्यक्षपद रिक्त रहेमा केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्णय बमोजिम कुनै १ जना उपाध्यक्षले अध्यक्ष समेतको बांकी अवधिकालगि पदीय जिम्मेवारी लिनेछ ।

२०.२     उपाध्यक्षको कुनै एक पद रिक्त भएमा पदपुर्ति नगरि वहाल रहेका उपाध्यक्षलाई कार्यभार दिन सकिने छ ।

२०.३     महासचिव पद खाली रहेमा सचिवलाई महासचिव तथा सचिव दुवै पदको कार्यभार दिन सकिनेछ ।

२०.४     कोषाध्यक्ष पद रिक्त भएमा सहकोषाध्यक्षलाई नै दुवै पदको कार्यभार दिन सकिनेछ ।

२०.५     मनोनित सदस्यपद रिक्तहुन आएमा केन्द्रीय कार्यसमितिको र क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभाबाट निर्वाचित केन्द्रीय सदस्यपद रिक्तहुन आएमा क्षेत्रीय शाखाको निर्णय बमोजिम पदपुर्ति गरिनेछ ।

२१. शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको रिक्तपद देहाय बमोजिम पदपुर्ति गरिनेछ ।

२१.१     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्ष पद रिक्त रहेमा उपाध्यक्षले कार्यवाहक अध्यक्षको रुपमा बाँकी अवधिकालगि पदीय जिम्मेवारी लिनेछ ।

२१.२     उपाध्यक्ष वा सचिव वा कोषाध्यक्ष पद रिक्त हुन आएमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको निर्णय बमोजिम क्षेत्रीय शाखाको पदाधिकारी वा सदस्यलाई रिक्त पदमा चयन गर्न सकिने छ ।

२१.३     सदस्य तथा विभिन्न विभाग वा समितिका प्रमुखका पद रिक्त हुन आएमा शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको निर्णय बमोजिम सम्बन्धित क्षेत्रमा बसोवास गर्ने संघका साधारण सदस्यहरू मध्येबाट पदपुर्ति गर्न सकिनेछ ।

२१.४     शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाका ५१(एकाउन्‍न) प्रतिशत पदाधिकारी सदस्यले केन्द्र समक्ष सामुहिक राजिनामा दिए केन्द्रीय कार्यसमितिले तोके बमोजिम हुनेछ ।

२२. कोष

शेर्पा संघ, बेलायतको देहाय बमोजिमको कोष हुनेछन् । आवश्यक परे केन्द्रीय कार्यसमितिले अन्य शिर्षकहरूमा विभिन्न कोषहरूको स्थापना गर्न सक्नेछ । संघको क्षेत्रीय शाखाको हकमा भने कोष व्यवस्थापन एवं संचालन विनियम बमोजिम विभिन्न कोषहरू स्थापना गरि संचालन गर्न सकिने छ ।

२२.१ साधारण कोष

संघको मशलन्द तथा अन्य नियमित खर्चका लागि साधारण कोष रहनेछ । यस कोषमा देहाय बमोजिम प्राप्‍त रकमहरू सङ्कलन हुनेछन् ।

क) सदस्यता शुल्क बापत प्राप्‍त रकम ।

ख) कसैले स्वेच्छाले दिएको अनुदान, सहायता बापत प्राप्‍त रकम ।

ग) संस्थाको चल अचल सम्पती वा अन्य वस्तुको विक्रिबाट प्राप्‍त रकमहरू ।

घ) विदेशी संस्था, व्यक्ति वा अन्तराष्ट्रिय संघ संस्थाबाट सहयोग प्राप्‍त रकमहरू ।

ङ) विभिन्न कार्यक्रमहरू आयोजना गरि त्यसबाट आर्जन गरेको मुनाफा ।

२२.१.१    साधारण कोषको रकम संघको नाममा बैङ्क खाता खोली जम्मा गरिने छ ।

२२.१.२    केन्द्रीय कार्यसमितिका कोषाध्यक्षको हस्ताक्षर अनिवार्य हुने गरि र केन्द्रीय कार्य समितिले तोकेका अन्य २ जना मध्ये कुनै १ जनाको संयुक्त हस्ताक्षरबाट उक्त खाता सञ्चालन गरिने छ ।

२२.१.३    हरेक वर्ष धारा ११.६.७ बमोजिम कोषको आन्तरिक लेखा परिक्षण गराउनु पर्नेछ ।

निर्वाचन समिति तथा संरक्षक परिषद

२३. निर्वाचन समिति

२३.१        केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्वाचन प्रक्रियाकोलागि केन्द्रीय कार्यसमितिले १( एक)जना संयोजक, १(एक) सदस्य सचिव र १(एक) सदस्य सहित जम्मा ३ (तीन) सदस्यीय निर्वाचन समितिको गठन गर्न सक्नेछ । निर्वाचन समितिले शेर्पा संघ, बेलायत निर्वाचन नियमावली बमोजिम निर्वाचन सम्पन्न गर्नेछ ।

२३.२        शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाहरूको निर्वाचनकालागि भने केन्द्रीय कार्यसमितिले तोकेका १( एक)जना संयोनक, १(एक) सदस्य सचिव र १(एक) सदस्य सहित जम्मा ३ (तीन) सदस्यीय निर्वाचन समितिले निर्वाचन नियमावली बमोजिम निर्वाचन सम्पन्न गर्नेछ ।

२३.३        निर्वाचन समितिको गठन निर्वाचन मितिभन्दा  २८ दिन अगावै गर्नुपर्नेछ ।

२३.४        केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्वाचन सम्पन्न हुनासाथ निर्वाचन समिति स्वतः विघठन हुनेछ ।

२४.  संरक्षक परिषद

शेर्पा संघ, बेलायतलाई संरक्षकत्व प्रदान गर्न इच्छुक विधानको धारा ४.३ बमोजिमका संरक्षक सदस्यहरू स्वतः सदस्य रहने गरि एक संरक्षक परिषद रहने छ । संरक्षक परिषदको काम कर्तव्य र अधिकार देहाय बमोजिम हुनेछ ।

२४.१     संरक्षक परिषद समक्ष केन्द्रीय कार्यसमितिको ५१(एकाउन्‍न) प्रतिशत पदाधिकारी सदस्यले सामुहिक राजीनामा दिएमा संघको विशेष अधिवेशन बोलाउने ।

२४.२     केन्द्रीय कार्यसमितिले लगातार २ वर्ष निस्कृय रहे सम्पूर्ण क्षेत्रीय शाखाहरूको बैठक बोलाई बैठकको निर्णय बमोजिम केन्द्रीय कार्यसमिति विघटनको घोषणा गर्दै नियमित वार्षिक अधिवेशन बोलाउने ।

२४.३     वार्षिक साधारण सभामा कारणबस केन्द्रीय कार्य समितिको निर्वाचन सम्पन्न नभए नया कार्यसमितिको निर्वाचन सम्पन्न नभएसम्म संघको कार्यकारीणी अधिकार ग्रहण गर्ने ।

२४.४     संरक्षक परिषदको अध्यक्षता सबै भन्दा जेष्‍ठ संरक्षक सदस्यले गर्नेछ ।

विधानको व्याख्या तथा संशोधन

२५. विधानको व्याख्या

यो विधानमा अस्पष्‍ट भएर वा दुई अर्थ लागि अन्यौल सृजना भएको अवस्थामा विधानको व्याख्या गर्ने अधिकार केन्द्रीय समितिमा अन्तरनिहित हुनेछ तर स्वयं केन्द्रीय कार्यसमितिसँग सम्बन्धित विषय भएमा केन्द्रीय कार्यसमितिले स्वतन्त्र बुध्दिजीवीहरू संलग्न रहने गरि ५ सदस्यीय समिति गठन गर्नेछ । जुन प्रयोजनका लागि समिति गठन गरिएको हो सो पुरा हुना साथ उक्त समिति स्वतः विघटन हुनेछ ।

२६. विधानको संशोधन

यस विधानको कुनैपनि धारा उपधाराको संशोधन वा खारेजी वा थपघट गर्नु परे केन्द्रीय कार्यसमितिका पदाधिकारी सदस्यहरू मध्ये दुइतिहाइले निर्णय गरि विधान संशोधन प्रस्ताव मस्यौदा समिति गठन गरि वार्षिक अधिवेशन समक्ष पेश गर्न सक्नेछन् ।

गणपुरक संख्या, संस्थाको विघटन, खारेजी र बचाउ, लागुहुने कानून्

२७. गणपुरक संख्या

२७.१   केन्द्रीय कार्यसमिति, क्षेत्रीय शाखा, विभिन्न विभाग वा समितिका बैठकहरूको गणपुरक संख्या अध्यक्ष वाहेक ५०(पचास) प्रतिशतलाई मानिनेछ ।

२७.२   वार्षिक अधिवेशन र शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक अधिवेशन हकमा पहिलो चोटी अध्यक्ष बाहेक ५०(पचास) प्रतिशत र पहिलो पल्ट गणपुरक संख्या नपुगी दोश्रो पल्ट बैठक बस्न परे एक तीहाई संख्यालाई गणपुरक मानिनेछ ।

२७.३   संघको वार्षिक साधारण सभा, शेर्पा संघ, क्षेत्रीय शाखाको वार्षिक साधारण सभा, केन्द्रीय कार्यसमिति वा क्षेत्रीय शाखा वा विभिन्न विभागहरूको बैठकमा प्रस्तुत विषय उपर प्रजातान्त्रिक ढंगले छलफल गरि सर्वसम्मतिले निर्णय गरिने छ । सर्वसम्मत हुन नसके बहुमतले निर्णय गरिनेछ । बहुमतको निर्णयलाई बैठकको निर्णय मानिनेछ ।

२८. संघको विघटन

विधान बमोजिम क्रियाशील हुन नसकि वा विविध कारणवस शेर्पा संघ, बेलायतको विघटन भएमा संघको चल अचल सम्पत्ति संघको जस्तै उदेश्य रहेको संस्थालाई हस्तान्तरण गरिनेछ । यदि त्यस्तो संस्था नभएको अवस्थामा संयुक्त अधिराज्य सरकारको हुनेछ ।

२९. खारेजी र बचाउ

२९.१   यो भन्दा अघिको शेर्पा संघ, बेलायतको विधान सशोधन गरिएको छ ।

२९.२   यो विधान लागु हुनु भन्दा अघि यो विधानको धारा ५ बमोजिमको सदस्यताको मापदण्ड नपुगी सदस्यता वितरण गरेको र सम्बन्धित सदस्यको सदस्यता वहाल रहे सदस्यता कायम रहनेछ ।

२९.३   संशोधन गरि हटाइएको धारा वा उपाधारा अन्तर्गत आज सम्म भए गरेका सम्पूर्ण कामहरू यसै विधान अन्तर्गत भए सरह मानिनेछ ।

३०. लागु हुने कानून

यो विधान संयुक्त अधिराज्य बेलायतको प्रचलित कानूनले वर्जित गरेको हदमा स्वतः खारेज हुनेछ ।

३१. कदर पत्रः सम्मान तथा पुरस्कार

३१.१   यो कदर पत्र शेर्पा संघ, बेलायतसँग सम्वन्धित वा अन्य साधारण क्षेत्रमा अविस्मरणीय तथा उल्लेखनिय उपलब्धि हासिल गरेका व्याक्तिलाई प्रदान गरिनेछ ।

३१.२   माथि दफा ३१.१ का पुरस्कार र कदर पत्रहरूको लागि योग्य व्यक्ति संस्थाको सदस्यहरूको सिफारिसमा केन्द्रीय कार्यसमिति, संरक्षक सदस्यहरू र सल्लाहकारहरूको परामर्शद्वारा छानिने छन् । सम्वन्धित व्यक्तिलाई संस्थाको वार्षिक कार्यक्रम लोसारको दिन पुरस्कार वा कदर पत्र प्रदान गरिने छ ।

३१.३   दफा ३१.१ वाहेक केन्द्रीय कार्य समितिका पदाधिकारि, संरक्षक सदस्य, सल्लाहकार र शेर्पा संघ, बेलायतको कुनै पनि विबादित ब्यक्तिहरूलाई माथिका पुरस्कारहरूका लागि मनोनित गरिने छैन । अन्य कुराहरू नियमावलिमा व्यवस्था भए वमोजिम हुनेछ ।

अनुसूची-१.  प्रतिक चिन्ह

यस संघको प्रतीक तलको आकृति अनुसारको हुनेछ ।

अनुसुचि-२.  झण्डा

अनुसूची-३.  संस्थाको ब्यानर

अनुसुचि-४.  शपथ ग्रहण

यस संस्थाको कार्यसमितिले अध्यक्ष मण्डलको संयोजक समक्ष तपसिल बमोजिम उल्लेखित व्यहोरा सहित आ–आफ्नो पद तथा गोपनीयताको सपथ ग्रहण गर्नेछन ।

ङ ……………………………………………………………………………………………….. दि चिछोगकी चिउ मिग्युल लम्सुजोपलाछोक्पीकी………………………………कोसाला देने छोक्पी त्येपा क्याउ ठीमकी नाङला देने गुरु रिन्पोच्छेकी छोकला दिखलेन ज्योकु यिन, छोक्पी यर्गेकी थोन्दोकला सुलाङ ज्यिवा माक्याने, काङ खेप्साङ माल्हाने रङ्गी कोसाकी कि गोउलाका तिवा तेरी ल्येमो क्याने किरु यिन ।

सपथ लिनेको

नामः ………………………………………..

पद:  ………………………………………

दस्तखत: …………………………………

(म…………………………………………………………………यस संघको लक्ष्य र उद्देश्यलाई पुरा गर्न गराउन कार्यसमितिको

……………………पदमा रही विधान अनुसार यो सपथ लिन्छु की आफ्नो कार्यभारलाई निष्‍ठा र ईमान्दारीतापुर्वक कसैको डर,

धाक नमानी, लोभ मोहमा नपरी आफ्नो क्षमता र विवेकले भ्याएसम्म लगनशील भई पदीय दायित्वलाई अन्तिम समयसम्म

पुरा गर्नेछु । )

अनुसुचि-५.  सदस्यता शुल्क:

• साधारण सदस्यता शुल्कहरू निम्नानुसार हुनेछ:
  साधारण सदस्यता लोसारको दिनबाट शुरू भई एक वर्षको लागि हुनेछ। लोसारको दिनमा सदस्यता नवीकरण गर्न प्रोत्साहन गरिन्छ।

• एकल £२५.००

• परिवारिक सदस्यता £५१.०० (पति, पत्नी र १८ बर्ष भन्दा कम उमेरको बच्चाहरू समावेश हुनेछन्)

• आजिवन सदस्यता शुल्कहरू निम्नानुसार हुनेछ:

• एकल £२०१.००

• परिवारिक सदस्यता £३३५.०० (पति, पत्नी र १८ बर्ष भन्दा कम उमेरका बच्चाहरू समावेश हुनेछन्)

• विश्वस्त(Trustee) सदस्य: £१०००.००

अनुसुचि-६.  निर्वाचन नियमावली

शेर्पा संघ, बेलायत विशुद्ध सामाजिक, परोपकारी, गैरसरकारी, गैरराजनैतिक, उत्तराधिकारयुक्त सँस्था भएको हुँदा कार्यसमितिको चयन सदस्यहरूले एक आपसमा छलफल गरि निर्विवाद रुपले चयन हुने अपेक्षा राखिन्छ।
कथं-कदाचित निर्वाचन हुने अवस्था आएमा, नि:स्वार्थ रुपले संघको क्रियाकलाप र प्रगतिमा योगदान गर्ने ब्यक्तिलाई उचित हौसला र सम्मान दिने हेतुले कार्यकारि समितिको पदको उम्मेदवारि बारेमा देहाय बमोजिमको विनियम निर्वाचन समितिले लागु गर्नेछ ।

• हरेक ३ वर्षमा संघको अधिवेशनको समाप्‍ति सहित निर्वाचन समितिले केन्द्रीय कार्यसमितिको चुनाव सम्पन्न गर्नेछ ।

• केन्द्रिय अध्यक्ष पदको लागि केन्द्रीय कार्यसमितिको कुनैपनि पदमा वा संघको कुनैपनि क्षेत्रीय शाखाको अध्यक्षको हैसियतमा एक कार्यकाल सेवा गरेका व्यक्तिहरूले दर्खास्त दिन सक्नेछ ।

• अन्य पदको लागि संघको कुनैपनि सकृय सदस्यले दर्खास्त दिन सक्नेछ ।

• उम्मेदवारले निर्वाचनभन्दा १४ दिन अघिसम्म दर्खास्त पेश गरिसक्नु पर्नेछ ।

• निर्वाचनको नतिजा सोहि दिनमा घोषणा गरिनेछ।

अनुसूची-७.  शेर्पा संघ, बेलयतका सदस्यहरूको आचारसंहिता

शेर्पा संघ बेलायतलाई सम्पूर्ण बेलायतवासी शेर्पाहरूको प्रतिनिधिमुलक संस्था, आस्थाको केन्द्र र बेलायतवासी शेर्पाहरूको सामुहिक रुपमा विकसित गर्दै शेर्पाहरूको प्रगतिकालागि निष्पक्ष रही कार्य गर्न शेर्पा संघको विभिन्न तहमा आवध्द पदाधिकारी तथा सदस्यहरूले पालना गर्नकालागि देहाय बमोजिमको आचारसंहिता लागु गरिएको छ ।

१.       राजनैतिक आवद्घताका सम्बन्धमा

१.१     खुल्ला समाज, बहुदलीय प्रजातन्त्र, मानवअधिकार र कानूनी राजको पक्षमा शेर्पा संघको पदाधिकारी एवं सदस्यहरू प्रतिबद्घ रहनेछन् । व्यक्तिगत रुपमा चाहेमा कुनै पनि राजनैतिक पार्टी वा राजनैतिक पार्टीका विचारसँग सम्बद्घ वा सहमत रहन सक्नेछन् ।

१.२     कुनै पनि संचार माध्यमहरू मार्फत कुनै पनि राजनैतिक पार्टीको पक्ष वा विपक्षमा यस संघको सदस्य वा आधिकारिक हैसियतले लिखित वा मौखिक टीकाटिप्पणी गर्न पाइनेछैन । तर यो बुँदाले यसै बुँदामा उल्लेख गरिएका विषयउपर राजनैतिक पार्टीका नीति तथा कार्यक्रमहरू उपरको तुलनात्मक अभिव्यक्तिलाई रोक्ने छैन ।

१.३     शेर्पा संघका महत्वपुर्ण कार्यक्रमहरूमा कुनै पनि राजनैतिक पार्टीका नेता वा प्रतिनिधिहरूलाई पार्टी सम्बन्धी भनाइ राख्न दिइने छैन, तर शेर्पा र शेर्पा संघसँग सरोकार हुने विशेष सवालकालागि विभिन्न राजनैतिक पार्टीका प्रतिनिधिहरू निमन्त्रणा गरि सम्पन्न गर्ने कार्यक्रममा यो बुँदा लागुहुनेछैन ।

१.४     कुनै पनि सदस्यले संघको कार्यक्रम, सभा सम्मेलनहरूमा कुनै पनि राजनैतिक पार्टीको पक्षमा वकालत गर्न, प्रचार सामग्रीहरू विक्रि वितरण गर्न, चन्दा संकलन गर्न, मत माग्न वा आफु सम्बद्घ वा सहमत राजनैतिक पार्टीसँग सहमतहुने व्यक्तिहरूको मात्र भेला वा छलफल गर्ने वा संघको गतिविधिहरूको बारेमा सुचना दिने र उनीहरूलाई मात्र संघको गतिविधिहरूमा सरिक हुने अवस्थ सृजना गर्न पाउने छैन । सबै सदस्यहरूलाई समान व्यवहार गरिनु पर्नेछ ।

२.     धार्मिक आवद्घताका सम्बन्धमा

२.१     बेलायतमा रहेका शेर्पाहरू विभिन्न धर्ममा आस्थावान रहेको तथ्यलाई ध्यानमा राखि, सबै किसिमका धर्महरूले अन्ततोगोत्व मानव कल्याणका लागि योगदान गरि रहेको कुरालाई स्वीकार गर्दै, संघको केन्द्र तथा क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी एवं सदस्यहरूले कुनै पनि धर्मका बारेमा नकारात्मक टिप्पणी गर्न पाइने छैन ।

२.३     संघको तर्फबाट सम्पन्न गरिने धार्मिक धर्म-कार्यहरू कार्यसमितिद्वारा निर्णय भइसकेपछि सार्वजानिक रुपमा टिकाटिप्पणी गर्न पाइनेछैन ।

२.४     केन्द्रीय तथा क्षेत्रीय शाखाका पदाधिकारी र सदस्यहरू कुनै पनि धार्मिक संस्थाहरूको कार्यक्रममा सहभागी बन्न सक्नेछन् तर आफ्ना भनाइहरू राख्ने अवसर मिलेमा शिष्‍ट भाषामा सकारात्मक कुराहरूमात्र राख्नु पर्नेछ ।

३.       सार्वजानिक संचार माध्यमहरू मार्फत विचार सम्प्रेशण गर्ने सम्बन्धमा

३.१     बैठकको समयमा निर्णय भएको कुराहरू वाहेक पदाधिकारी वा सदस्यहरूबिच छलफल भएका अन्य कुराहरू कुनैपनि संचार माध्यमहरू वा सामाजिक सञ्जालहरूमा सम्प्रेशण गर्न पाइने छैन ।

३.२     कुनै पनि पदाधिकारी वा सदस्यले केन्द्रीय कार्यसमितिको निर्णय नभएका सवालहरूमा शेर्पा संघको धारणा भनी लिखित वा मौखिक रुपमा कुनै पनि संचार माध्यममा विचार सम्प्रेशण गर्न पाइने छैन । शेर्पा संघको आधिकारिक धारणा संघको अध्यक्ष वा कार्यसमितिले तोकेको व्यक्तिले मात्र सम्प्रेशण गर्नु पर्नेछ ।

४.       बिधान उल्लङ्‍घन तथा आर्थिक अनियमितता भएमा कार्वाही गर्ने सम्बन्धमा

४.१     बिधान र नियमको उल्लङ्घन तथा आर्थिक अनियमिता गर्ने कुनै पनि ब्यक्तिलाई शेर्पा संघको केन्द्रीय कार्य समितीले छानबिन गरि कार्यबाही गर्न सक्ने छ ।

४.२     निजलाई कुनै प्रकारको सदस्यताबाट निष्कासित गर्ने, सामाजिक बाहिष्कार गर्ने, संघको कार्यक्रमहरूमा उपस्थित हुनबाट बन्देज लगाउने, शेर्पा संघको कुनै पनि सेवा सुबिधाबाट बन्चित गराउने सहित अभियोगको प्रकृति अनुसार केन्द्रीय कार्य समितीले अनुपातिक रुपमा बाह्य संघ सँस्था एवं सरकारी निकायहरूकलाई पनि सुचित गर्न सक्ने छ ।

५.       अन्य मुलूकमा क्रियाशील शेर्पा संघ संस्थाहरूका सम्बन्धमा

                विश्‍वका विभिन्न मुलुकहरूमा स्थापित र कृयाशिल शेर्पा संघ र समान उदेश्य भएका संस्थाहरूसँग विशेष सम्बन्ध कायम गर्नु, ती संस्थाहरूलाई सहयोग गर्न प्रयत्नरत रहनु, ती संस्थाहरूको गतिविधिमा सरिक हुनु शेर्पा संघ बेलायतका प्रत्येक सदस्यहरूको कर्तव्य हुनेछ ।

अनुसूची-८.  शेर्पा संघ, बेलायत, क्षेत्रीय शाखाहरूको नामावली-

• शेर्पा संघ, केन्ट कम्युनिटी (Sherpa Association UK, Kent Community)

• शेर्पा संघ, साउथ सेन्ट्रल कम्युनिटी (Sherpa Association UK, South Central Community)